Confira, neste artigo técnico, detalhes sobre uma das ferramentas básicas de gestão, que é a estruturação de orçamentos. Veja, de forma simples e direta, sua definição, importância, método de montagem e avaliação. O orçamento tem uma grande ligação com as ações e decisões da empresa, além da continuação da organização, pois também possibilita estabelecer o elo gerencial entre a atuação de curto prazo da empresa e suas estratégias maiores. Conheça a ferramenta de planejamento disponível no Software IDEAGRI.

O QUE É O ORÇAMENTO?

Uma das ferramentas básicas da gestão é a construção do orçamento de receitas, custos e despesas, sendo que esse orçamento é um plano detalhado de aquisições e uso de recursos materiais e financeiros. Ele permite que o responsável pelos controles financeiros (seja o empresário, o gestor ou um assistente técnico) acompanhe o fluxo de recursos da empresa. O orçamento representa um plano para o futuro, expresso em termos quantitativos e formais. A ferramenta tem uma grande ligação as ações e decisões de longo prazo da empresa, além da continuação da organização, pois também possibilita estabelecer o elo gerencial entre a atuação de curto prazo da empresa e suas estratégias maiores.

QUAL É A SUA IMPORTÂNCIA?

Estrategicamente o orçamento é muito importante, pois permite que o empresário trace metas para a compra de mercadorias/insumos, vendas de animas em períodos mais propícios, etc. Ao implantar a metodologia de gestão por resultados em uma propriedade rural, é comum que sejam levantados questionamentos como:

• Quais são os primeiros passos para se elaborar um orçamento?
• Como projetar os valores de receitas, custos e despesas?
• Quem deve participar da elaboração do orçamento?
• Como checar o orçamento projetado versus o realizado?

COMO ESTRUTURAR E AVALIAR UM ORÇAMENTO?

Quando se almeja construir um orçamento, deve-se ter como ponto de partida qual é o resultado desejado. É comum identificar planejamentos orçamentários feitos sem que seja avaliado o resultado a ser atingido. Na gestão por resultado, o orçamento partirá tendo como base o resultado financeiro e econômico previamente definido pelo proprietário.

O orçamento deve ser trabalhado comparando receitas e despesas projetadas versus receitas e despesas realizadas. Pode-se verificar o passado, presente e futuro do período selecionado. Ou seja, decorrido alguns meses do ano (ou período) em destaque, pode-se examinar o que ocorreu, do projetado em relação ao realizado, tendo a opção de dados para criticar o mês presente.

Com a avaliação por períodos é possível traçar e determinar novas metas para o restante do período em apuração. Isso mostra ao responsável pela análise o resultado até o momento. Assim, o gestor tem o controle do que pode ser gasto até o final do período para que as metas sejam atendidas. Ao final da elaboração do orçamento, deve-se fechá-lo de forma que, caso não sejam alcançados os resultados esperados, novas interferências nos itens que compõe o orçamento deverão ser adotadas.

Outro ponto de alta relevância na confecção de um orçamento é que este não deve ser elaborado somente pela alta gestão ou pelo proprietário, e sim pelos gestores internos os quais trabalharão com metas específicas por setor. Fazendo isso, há um enorme ganho relativo a esta ferramenta de gestão, já que existe uma delegação de responsabilidades, a qual gera maior comprometimento das metas traçadas. Além disso, em função destes gerentes serem melhores conhecedores de suas metas, gerasse a possibilidade de negociações e conscientizações em que seja possível vislumbrar novas atuações nas receitas, melhorar a utilização dos insumos e buscar eficiência na compra dos itens relativos à produção, e atuar em despesas que estejam com metas passíveis de corte.

Para a checagem das despesas, procuram-se identificar todos os itens que fecharam o período de análise com o realizado acima do previsto. A partir daí, relacionam-se os itens que representam 80% dos valores relativos ao desvio. Após a checagem das metas, deve ser feito um plano de ação a fim de se atuar na causa fundamental dos problemas identificados chegando a suas soluções.

O orçamento é uma ferramenta de gestão que possibilita iniciar um período de atividade conhecendo os resultados a serem alcançados, permitindo ações e correções operacionais a fim de atingir os resultados. A checagem das metas e definição de ações nos resultados não alcançados nos auxilia a voltar a fazenda para atingir a meta mensal, e por consequência a meta do ano. As metas devem ser definidas para cada mês do ano e checadas mensalmente.

A confecção do orçamento detalhado para qualquer sistema de produção é vital para a saúde do negócio. Desta forma, os critérios de elaboração e checagem das metas orçamentárias descritas visam explicar e trazer à tona ferramentas que possibilitam otimizar e gerenciar as análises para que os resultados desejados sejam realmente alcançados.

E NA PECUÁRIA LEITEIRA?

A base para o orçamento de uma fazenda de leite é a evolução de rebanho, onde serão consideradas as variações de quantidade de animais em cada categoria ao longo do ano, de acordo com o objetivo do proprietário. O orçamento traçado pode ser baseado em números de outras propriedades que tenham o mesmo segmento e padrão de produção da empresa analisada e, logicamente, tenham bons números para serem usados como modelo. Outros números que podem ajudar a traçar o orçamento são os da própria fazenda, desde que ela tenha esses dados anotados.

O Software IDEAGRI contempla uma ferramenta de estruturação do planejamento orçamentário (financeiro e econômico):

• Ao montar o seu planejamento, o usuário pode definir o tempo a ser avaliado, se serão consideradas movimentações monetárias (planejamento financeiro) e/ou movimentações de produção e aplicação de estoque/patrimônio (planejamento econômico), bem como o nível de detalhamento da análise.
• Ao solicitar relatórios que considerem as movimentações efetuadas (e não apenas aquelas previstas no planejamento), o sistema gera a demonstração do que foi REALIZADO em comparação com o que foi PREVISTO. A ferramenta é primordial para que o gestor defina suas ações táticas e estratégicas!

Clique para baixar o exemplo do Relatório 'Acompanhamento do Planejamento Financeiro'.