Uma reunião online não precisa ser sinônimo de perda de tempo. Muito pelo contrário! Esse tipo de encontro pode ser tão ou mais produtivo do que o presencial. Por ser uma estratégia menos onerosa para reunir equipes, é a oportunidade ideal para construir confiança e chegar a resultados, desde que observadas algumas regras. Aprenda como fazer uma reunião online com eficiência colocando em prática dicas estratégicas.
Planeje a reunião online com antecedência
Como em qualquer outra reunião, planejamento é a chave do sucesso. Seja de formavirtual ou presencial, o básico ainda se aplica:
- Considere se é realmente necessário marcar uma reunião;
- Defina uma agenda e determine o tempo máximo de duração para o encontro;
- Identifique o propósito e projete resultados de antemão;
- Convide apenas os membros da equipe que precisam participar da conversa;
- Fique atento à pontualidade e busque otimizar a abordagem de cada tópico, para acabar um pouco mais cedo que o previsto.
Defina um facilitador para organizar a participação dos presentes
O maior desafio em encontros remotos é a interrupção. Mesmo com auxílio de tecnologias de vídeo, é preciso criar regras para que os participantes não se atropelem.
Para reuniões em que grupos de pessoas se encontram pessoalmente e alguns membros da equipe estão em locais remotos, determine um facilitador. Seu papel será organizar o encontro, determinando quando é momento ideal para ouvir ou falar.
Confirme o encontro, considerando possíveis diferenças de fuso horário
Envie um convite por e-mail para os participantes antes do encontro. Certifique-se de que todos estarão disponíveis e confirme a presença, o horário e os assuntos a serem discutidos com antecedência.
O objetivo é realizar uma reunião online produtiva, mas a distância pode dificultar a troca de informações simples. Garanta que todos os membros essenciais da equipe estarão disponíveis e considere possíveis diferenças de fuso horário sem dores de cabeça, usando as ferramentas Google a seu favor.
Verifique o funcionamento dos equipamentos de áudio e vídeo
Nunca tivemos tantos recursos para nos conectar como atualmente. Mas isso não significa que a tecnologia vai funcionar de forma perfeita o tempo todo.
Para evitar problemas, teste seus equipamentos com antecedência, prepare os documentos que precisam ser compartilhados durante o encontro e verifique sua conexão à internet.
Se for realizar chamadas de vídeo, prefira conexões cabeadas em vez de redes wireless, que apresentam maior instabilidade. Verifique o funcionamento de microfones e câmeras por meio de uma chamada de teste.
Faça um bom follow up para maximizar os resultados
Uma reunião bem-sucedida gera um curso de ação. Faça um bom follow up com sua equipe e liste o que ficou definido após o encontro, estruturando os principais desenvolvimentos em um e-mail.
Um follow up adequado inclui:
- Objetivo;
- Contexto;
- Tópicos ou tarefas que precisam ser executadas.
