Está com dúvidas para iniciar o controle de gestão na sua fazenda? Não perca tempo, clique e confira a dica: Instruções básicas para a utilização do módulo da   gestão econômico-financeira do IDEAGRI. Confira o passo-a-passo para o cadastramento de: centros de custos, plano de contas, produtos, serviços, despesas e   receitas.

No sistema IDEAGRI, as análises dos dados de gestão podem ser consideradas sob dois aspectos:

• Análise Financeira: esta análise considera os compromissos financeiros, ou seja, as entradas e saídas de recursos na instituição. Confira o passo-a-passo     para  o cadastramento dos centros de custo, plano de contas, produtos e serviços, despesas e receitas.

• Análise Econômica: nesta análise contabiliza-se tudo o que foi gasto, em determinado período, para a produção de um bem. Por exemplo: valores gastos     com  a produção do litro de leite ou da arroba de boi.

As duas visões são importantes e serão utilizadas em momentos distintos, de acordo com as necessidades da empresa rural.

A definição dos centros de custo e das contas gerenciais são os primeiros passos para se iniciar o controle pelo sistema. O passo-a-passo está disposto em etapas:

1) Cadastramento dos centros de custo;
2) Plano de Contas;
3) Cadastro de Fornecedores e Clientes;
4) Cadastro de produtos e serviços;
5) Cadastramento de Despesas e Receitas.  

1- Cadastramento dos centros de custo

Centros de custo são as unidades geradoras de despesas ou receitas dentro de um sistema. Estes deverão ser definidos de acordo com o que se deseja controlar dentro de uma instituição (considerando sua capacidade de registrar as despesas separadamente).

Para cadastrar o centro de custo, acesse o menu “Cadastros” e clique em “Centro de custo”. Para incluir um centro de custo, clique em “Incluir”, preencha os campos obrigatórios e, em seguida, clique em “Gravar”.

Atenção: fique atento à data de início do centro de custo. A data inserida neste campo deve ser a data de início dos controles.

Observação: O sistema possui um centro de custo previamente cadastrado. A sua identificação pode ser alterada. Para isso, clique em “Filtrar”; abra o cadastro do centro de custo; altere o campo “Descrição” e clique em “Gravar”.

Fique atento à configuração do centro de custo. Um centro de custo pode ser:

• Produtivo: trabalha diretamente com a produção, ou seja, gera receita. Por exemplo, leiteria, engorda, silagem de milho entre outros.
• Rateado: é aquele que não produz, porém, gera despesa. Por exemplo, administrativo (DGA).
• Não produtivo e não rateado.

2- Plano de Contas 

O IDEAGRI possui um plano de contas já estruturado (padrão). Este plano deve ser adaptado à realidade da fazenda. Para isso, inative as contas que não serão utilizadas e, caso necessário, crie novas contas.

Conta gerencial é a classificação ou categorização da despesa/receita. O Plano de Contas deve expressar, por meio das contas contábeis, o negócio e a particularidade de uma organização.

Para incluir uma nova conta gerencial, acesse o menu “Cadastro” – botão “Contas Gerenciais”. Na tela que surge, marque a opção “Todas” e clique em “Filtrar”. Será exibido o plano de contas do sistema. Localize a conta gerencial a partir da qual se deseja criar uma subconta. Marque a mesma e clique em “Incluir”. Veja abaixo:

Esta conta deverá ser configurada. Para maiores detalhes dos campos, acesse o Help.

Atenção:

• É possível criar contas somente a partir do 3° nível.
• Ao criar uma subdivisão para uma conta gerencial já existente e que possua lançamentos, os dados que estiverem na conta “mãe” serão realocados na 1º subconta criada.

3- Cadastro de Fornecedores e Clientes

Acesse  o  menu  “Cadastros” -   Cliente,  fabricante  e  fornecedor.  

Clique  em  ‘’Incluir’’.  Selecione  o  Tipo  de  cadastro  e  a  Natureza. Digite no campo Nome, o nome do Cliente,  Fabricante ou Fornecedor.  Clique em Gravar. O restante dos campos é de preenchimento facultativo.

4- Cadastro de produtos e serviços

O IDEAGRI conta com mais de 10.000 produtos inativos já cadastrados. Estes produtos são medicamentos, herbicidas, fungicidas, inseticidas e etc. Antes de incluir um novo produto, certifique-se que o mesmo não se encontra cadastrado. Caso queira utilizar um produto existente no sistema, basta ativá-lo acessando o cadastro do mesmo. Para isso, basta, na tela de filtros (Cadastros - Produto e Serviço), marcar 'Inativos', digitar parte do nome do produto e clicar me 'Filtrar'.

Veja mais detalhes nesta dica: Conheça a biblioteca de produtos agronômicos e veterinários e facilite os lançamentos.

Para cadastrar o produto ou serviço, acesse o menu “Cadastros” e clique em “Produto e Serviço”. Para incluir um produto ou serviço, clique em “Incluir”, preencha os campos obrigatórios e, em seguida, clique em “Gravar”.

• Se o Tipo selecionado for PRODUTO, os campos obrigatórios são: Nome, Unidade de medida e categoria. O campo Número é de preenchimento automático pelo sistema.
• Se for o Tipo SERVIÇO, o único campo obrigatório a ser preenchido é o Nome.  

No momento da inserção de produtos no sistema, é necessário sinalizar para o programa se o mesmo será gerenciado em estoque. Caso não queira controlar o produto em estoque, basta desmarcar a opção “Estocável”.

Para maiores detalhes sobre o controle de estoque no IDEAGRI, acesse a dica: Como gerenciar seu estoque.

5- Cadastro de Despesas e Receitas

A tela de despesa foi estratificada. Abaixo, seguem as informações detalhas dos campos obrigatórios (em vermelho) e alguns facultativos (em laranja). O cadastramento de receita segue a mesma lógica do de despesa.

Para incluir uma nova Despesa, acesse o menu “Gestão” – opção “Despesas”. Na tela que surge, clique em 'Incluir'. Preencha os campos obrigatórios e clique em “Gravar’’. O processo é o mesmo para Receitas, apenas a opção é diferente: “Gestão” – opção “Receitas”.  Veja mais detalhes nas instruções abaixo:

Área Geral:

Para produtos não estocáveis e/ou serviços, o sistema considera a data de entrada (no caso de despesa) ou a data de saída (no caso de receita) para a apropriação dos custos.

Já para produtos estocáveis, a data de entrada se refere ao momento em que o produto foi contabilizado em estoque, sendo que, o valor do mesmo somente será apropriado para o (s) centro (s) de custos ao se informar a saída de estoque (consumo).

O campo “Data de entrada” não é de preenchimento obrigatório. Caso esta informação não seja inserida, o valor da despesa não será contabilizado nos custos de produção e se o produto for estocável, a quantidade do mesmo não será incluída no estoque.

Área Dados Padrão:

Antes de inserir os itens da nota, caso queira informar o valor unitário do (s) produto (s) e/ou serviço (s), marque a opção correspondente no campo “Tipo de lançamento”.

Área Itens:

Insira na aba “Itens” todos os produtos/serviços que compõe a despesa.

Atenção: somente os campos em "amarelo", no grid da tela de itens, podem ser preenchidos. Os campos em "cinza" são preenchidos automaticamente pelo sistema.

Área Pagamentos:

A análise financeira é obtida através das informações inseridas nesta área.

Após informar todos os dados da despesa, clique em “Gravar”.