10 dicas para você ganhar mais tempo no seu dia

Tudo o que você puder fazer para melhorar sua organização fará diferença para a otimização da sua produtividade, gerenciamento do seu tempo e também para a proteção do seu bolso.

Hábitos básicos como utilizar a agenda de forma plena, usar um sistema de arquivos com classificação adequada, trabalhar num espaço organizado, ter o costume de planejar o trabalho e as tarefas ou ainda utilizar os recursos da tecnologia de forma eficiente podem fazer toda a diferença do mundo para o seu tempo render mais.

Às vezes escuto as pessoas dizendo "preciso me organizar melhor” ou “quando tiver um tempo, vou fazer isso". Posso garantir uma coisa: este tempo nunca vai aparecer nem sobrar na sua programação. Ele precisa ser criado por você e isso depende apenas de algumas atitudes suas:

1. Acorde mais cedo: Coloque o alarme para 15 minutos mais cedo e adiante o seu dia.

2. Planeje o que vai vestir na noite anterior: Deixe a roupa separada e pronta para vestir. Você irá economizar alguns minutos do seu dia.

3. Mantenha sua mesa de trabalho organizada: Saber onde estão seus papéis e documentos, e onde guardá-los, vai economizar bastante tempo ao longo do seu dia. Deixar a mesa limpa e, sobre ela, apenas aquilo em que está trabalhando no momento vai ajudar você a manter o foco e terminar as tarefas mais rápido.

4. Organize o seu computador: Desktop limpo e com poucos ícones, pastas organizadas e arquivos nomeados corretamente ajudam bastante na hora de encontrar o que você precisa, economizando muito tempo ao longo do dia. Organizar as suas pastas de e-mails e manter a caixa de entrada sempre vazia é também fundamental para melhorar a sua produtividade no trabalho.

5. Utilize sua agenda e crie listas de memória: Não tente lembrar as coisas de cabeça. Isso vai aumentar o seu estresse e o risco de você esquecer coisas importantes, que podem gastar, inutilmente, o seu tempo.

6. Cozinhe o suficiente para duas refeições: Quando for cozinhar e preparar seus alimentos, procure fazer uma porção maior. Depois, divida em duas menores e congele, se necessário. Assim, você vai economizar tempo na próxima refeição.

7. Concentre suas chamadas telefônicas: Faça uma lista das ligações que tem que fazer, anotando os números de telefone e assuntos. Depois, separe um tempo e faça todas as ligações em sequência. Isso economiza tempo e deixa seu dia mais organizado.

8. Planeje seu dia de trabalho: Ao final de cada dia, programe o seguinte. Realoque compromissos e tarefas na sua agenda e tenha claro o que irá fazer. Isso faz com que você vá para casa com a cabeça mais tranquila, economiza tempo e melhora sua produtividade. Lembre-se: uma hora de planejamento pode economizar até 10 horas de trabalho.

9. Aprenda a utilizar os recursos do seu smartphone: Utilizar a agenda (calendário), o bloco de anotações, o GPS e tantos outros aplicativos de produtividade pode fazer uma incrível diferença na hora de administrar suas tarefas e atividades, dando a você mais controle sobre o uso do seu tempo.

10. Faça compras pela internet: Depois de aprender a se organizar para isso e criar este hábito, essa tarefa será rápida e vai economizar muitas horas da sua semana.


*José Luiz S. Cunha é CEO da empresa OZ!, voltada para organização pessoal, e do site Organize sua Vida
Fonte: Administradores