A importância do controle de estoque na gestão de propriedades rurais

No agronegócio, estocar produtos necessários à atividade é algo comum. Assim, algumas questões são muito importantes: O quê, quanto, quando e como estocar?

O silo, por exemplo, é um estoque de forragem muito importante no manejo nutricional em diversas propriedades. Um grande investimento, que será utilizado somente 3 meses depois, para atender as necessidades de alimentos durante a seca. Quanto uma fazenda, com 150 vacas para serem alimentadas com silagem, durante 150 dias, por exemplo, gastará com a formação do silo?

Considere uma silagem com um custo razoável de R$ 0,07 por kg. Cada vaca comerá 30 kg desta silagem por dia. A cada dia serão utilizados 4.500 kg de silagem. Para 150 dias de seca serão 675.000 kg, ou seja, R$ 47.250,00.

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São quase 50 mil reais colocados em um buraco. Vale a pena? Espera-se que sim! É a comida que vai sustentar as vacas e permitir a produção de leite quando o pasto já não estiver tão bom. A questão aqui não é esta, é a importância do cuidado com o estoque. Se, por exemplo, a conservação da silagem for deficiente, as perdas podem ultrapassar 20%. São 10 mil reais jogados fora durante a estocagem. As perdas não viram comida, não viram leite. São apenas perdas.

No caso da silagem, a definição da quantidade necessária é mais fácil se os cálculos forem feitos corretamente. E quando são peças de trator, medicamentos, produtos de higiene de ordenha? Quanto estocar? Qual o impacto deste capital imobilizado? Para que controlar o estoque? De que servirá na organização das finanças da propriedade?

Nenhuma destas respostas é simples ou única. Depende da fazenda, do caixa disponível, do planejamento, organização e gestão do estoque. A gestão de estoque é algo importante, simples, mas não muito fácil. É necessária porque cada dia há mais tipos de itens a estocar, porque o capital parado tem um custo de oportunidade, ou seja, poderia render diferentemente se aplicado em um negócio ou no mercado financeiro, porque os estoques impactam no planejamento das compras, porque só conhecendo a movimentação dos produtos em estoque será possível calcular os custos de produção e por aí vai.

São muitos os porquês, mas e aí? O que fazer?

Tendo bem conhecidas as ferramentas básicas de gestão financeira utilizadas na fazenda, é possível começar a entender melhor o estoque e como fazer seu controle.

Primeiro, é necessário um local para estocar os produtos, que será o almoxarifado. Deve ser um coberto, fechado e seguro, específico para esta finalidade. Ao começar o controle de estoque, é preciso saber tudo o que está estocado, em qual quantidade e qual valor.

A partir daí, classifique e organize os produtos. Todo o levantamento é registrado em planilhas ou em softwares de gestão. Cada saída ou entrada de produto no estoque deve ser devidamente registrada. As saídas são feitas baseadas em requisições de produtos, que devem indicar qual o produto, a que centro de custo se destina e a quantidade que foi entregue. Além disso, deve constar a data e as assinaturas dos responsáveis pela solicitação e pelo almoxarifado.

Com estes dados, é possível apropriar o custo dos produtos no centro de custo correto, no período de apuração exato. É aí que o cálculo de produção de cada produto na fazenda vai começar a se desenvolver. Sem estes dados, não dá para calcular quanto custou cada litro de leite produzido, cada novilho desmamado ou cada saco de café.

Figura 1 – Modelo de requisição de produtos no estoque

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Figura 2 - Caminho do produto estocável da compra à utilização, passando pelo estoque

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E nas compras? Que tipo de ajuda o controle de estoque pode dar? Quem nunca precisou comprar de urgência algum produto e acabou pagando mais caro? Quem nunca viu uma caixa inteira de produtos vencer? E o produtor que tinha muitos frascos de um produto ótimo em estoque e, de repente, começou a reclamar que não faziam mais efeito, mas nem percebeu que já estavam vencidos há vários meses?

Como melhorar estas situações? Com um estoque bem controlado, é possível saber com relativa segurança quanto normalmente se utiliza de determinado produto e em que época. A partir disso, é mais fácil saber quanto comprar para o próximo período de uso, como aproveitar uma promoção dependendo da validade do produto, qual o mínimo manter estocado, mantendo baixo o risco de falta de produtos. A trabalhar bem com a quantidade e o custo dos produtos em estoque, otimizamos o caixa da fazenda, sem prejudicar as operações. Isto é importante e cada vez mais necessário, pois as margens não são tão folgadas como antigamente e produzir não é brincadeira. É atividade produtiva empresarial.


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