Administrar bem, lucrar sempre. Organização: a segunda função da administração (Parte 1)

Organizações precisam ser estruturadas para poderem funcionar melhor e produzir melhores resultados. Elas não alocam seus recursos ao acaso ou ao sabor dos ventos. A organização constitui a segunda das funções administrativas, vindo após o planejamento e antes da direção e do controle.


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Todas as organizações – sejam indústrias, bancos, supermercados, universidades, empresas rurais, etc. – requerem uma estrutura interna que lhes garanta coordenação interna e integração. A organização é uma importante função administrativa e deve servir como base fundamental para a estratégia organizacional. A estratégia define o que fazer, enquanto a organização define o como fazer. A estrutura organizacional é uma ferramenta para o administrador utilizar no sentido de harmonizar os recursos, de modo que tudo seja feita através da estratégia estabelecida.

O sucesso da organização repousa em grande parte na maneira como consegue se organizar para funcionar e proporcionar resultados. Contudo, organizar a organização é um enorme e constante desafio. Como as organizações são sistemas vivos – nascem, crescem, desenvolvem e pode até morrer – sua organização não é um dado fixo e imutável: as organizações precisam ser constantemente organizadas e reorganizadas para poderem sobreviver e ser bem-sucedidas.
• Organização (Arranjo e disposição dos recursos organizacionais para alcançar objetivos estratégicos. Esse arranjo se manifesta na divisão do trabalho em unidades organizacionais, como divisões ou departamentos e cargos, a definição de linhas formais de autoridade e a adoção de mecanismos para coordenar as diversas tarefas organizacionais.)
• Reorganização (A ação de alterar a estrutura organizacional para ajustá-la às novas condições ambientais.)

Estrutura Organizacional

É a maneira pela qual as atividades da organização são divididas, organizadas e coordenadas. Constitui a arquitetura ou formato organizacional que assegura a divisão e coordenação das atividades dos membros da organização. Nesse sentido, a estrutura organizacional costuma apresentar uma natureza predominantemente estática.

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Fig. 1: Os fatores envolvidos no desenho organizacional. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

A estrutura organizacional pode ser definida como:

1. O conjunto de tarefas formais atribuídas às unidades organizacionais – divisões ou departamentos – e às pessoas.
2. As relações subordinação, incluindo linhas de autoridade, responsabilidade pelas decisões, número de níveis hierárquicos e amplitude do controle administrativo.
3. As comunicações para assegurar coordenação eficaz entre órgãos e pessoas ao longo das unidades organizacionais.

A tarefa básica da organização, enquanto função administrativa, é estabelecer a estrutura organizacional. Existem dois caminhos para se abordar a estrutura organizacional: a especialização vertical e a especialização horizontal. Neste artigo, analisaremos os detalhes da estrutura vertical que conduz aos níveis de hierarquia.

ESTRUTURA VERTICAL

Refere-se ao aparato que envolve três fatores principais: a hierarquia administrativa, a amplitude e o grau de centralização ou descentralização do processo de tomada de decisões da organização. Esses três fatores são estreitamente relacionados entre si. Se uma organização adiciona mais um nível administrativo, sua amplitude de controle fica mais estreita, a estrutura administrativa mais elevada e o grau de centralização/descentralização é afetado. Se ela reduz um nível administrativo, sua amplitude de controle fica mais larga, sua estrutura administrativa mais achatada e o grau de centralização/descentralização também é afetado. São três fatores interligados que precisam ser considerados de maneira interdependente.

Pontos importantes sobre a estrutura vertical:
• Hierarquia administrativa (Refere-se ao número de níveis de administração que uma organização adota para assegurar a realização das tarefas e o alcance de seus objetivos. É uma consequência da divisão do trabalho.)
• Divisão do trabalho (É a especialização do trabalho. É o grau em que as tarefas organizacionais são divididas e fragmentadas em atividades separadas. Os empregados, dentro de cada unidade organizacional, desempenham somente as tarefas relevantes à sua função especializada. Quando a especialização do trabalho é exagerada, os empregados se especializam em tarefas simples e repetitivas, por isso, muitas organizações estão abandonando esse princípio, ampliando cargos para proporcionar maiores desafios e atribuindo tarefas a equipes de modo que os empregados façam rotação entre as várias tarefas desempenhadas pela equipe.)
• Cadeia de comando (É uma linha contínua de autoridade que liga todas as pessoas de uma organização e que mostra quem se subordina a quem. Todas as pessoas na organização devem saber a quem se reportar e quais os níveis administrativos sucessivos que levam ao topo.)
• Autoridade (É o direito forma e legítimo de tomar decisões, dar ordens e alocar recursos para alcançar objetivos organizacionais desejados. Atualmente, mais importante do que a base hierárquica da autoridade é a forma da liderança. O líder influencia as pessoas não pela sua posição funcional e hierárquica, mas pelas suas características pessoais.)
• Responsabilidade (É o dever de executar a tarefa ou atividade atribuída a um funcionário.)
• Atribuição (É o mecanismo através do qual a autoridade e a responsabilidade são distribuídas entre as pessoas ou órgãos da organização.)
• Delegação (É o processo pelo qual o administrador transfere autoridade e responsabilidade aos seus subordinados abaixo na hierarquia.)
• Amplitude Administrativa (Amplitude de Controle. Significa o número de empregados que devem se reportar a um administrador.)

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Fig. 2: A amplitude de controle. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Centralização/Descentralização

O grau de centralização/descentralização refere-se ao quanto a autoridade para tomar decisões está concentrada no topo ou dispersada na base da organização. A centralização significa que a autoridade para decidir está localizada no topo da organização. A descentralização significa que a autoridade para decidir está dispersa nos níveis organizacionais mais baixos.

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Fig. 3: Graus de centralização e descentralização. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

CENTRALIZAÇÃO

A centralização promove a retenção do processo decisório na cúpula da organização. Há três vantagens que a centralização pode trazer:

1. Controle. A centralização constitui o melhor método de controlar e coordenar as atividades e recursos da organização.
2. Custos. Devido às economias de escala, uma função centralizada pode ser administrada com menos recursos do que uma função descentralizada.
3. Novas tecnologias. A informação é rapidamente transmitida e recebida. Esta vantagem (responder às novas tecnologias) também está presente nas empresas descentralizadas, mas a rapidez da comunicação é maior nas centralizadas.

DESCENTRALIZAÇÃO

O foco no cliente e a agilidade no atendimento das necessidades do cliente têm levado muitas organizações a migra resolutamente para a descentralização. Existem três vantagens principais que a descentralização pode trazer:

1. Agilidade. Quando o processo decisório é descentralizado para o nível local, a organização responde mais rapidamente aos clientes e às condições locais.
2. Independência. A descentralização estimula a criatividade e a independência nas pessoas nos níveis mais baixos e ajuda a construir um espírito de equipe e preparar candidatos para posições mais elevados.
3. Novas tecnologias. A tecnologia da informação (TI) permite maior descentralização da autoridade, mas garante com que a alta administração receba informação em tempo real. Descentraliza-se a tomada de decisões de operação e centraliza-se o controle dos resultados.

Análise

Organização significa o arranjo e disposição dos recursos organizacionais para alcançar objetivos estratégicos. Organizar é o processo de estabelecer a utilização ordenada de todos os recursos de uma organização. A organização é uma função administrativa que se distribui entre todos os níveis organizacionais. O desenho organizacional cuida da determinação da estrutura organizacional mais adequada à estratégia, às pessoas, à tecnologia e às tarefas da organização. Esta estrutura é a maneira pela qual as atividades da organização, são divididas, organizadas e coordenadas. Nela prevalece a especialização vertical e a horizontal. A primeira é chamada de estrutura vertical e refere-se à hierarquia administrativa, envolvendo a divisão do trabalho vertical e a cadeia de comando. A hierarquia se assenta na autoridade, na responsabilidade e na delegação. Nesse quadro, sobressai a amplitude administrativa que se relaciona ao número de pessoas que devem subordinar-se a um administrador. A tendência moderna é horizontalizar as organizações, isto é, reduzir a quantidade de subordinados abaixo da posição na estrutura, fazendo com que a amplitude seja mais ampla. O grau de centralização ou descentralização refere-se ao quanto a autoridade de decidir está concentrada no topo ou dispersa na base da organização. A tendência moderna é descentralizar o processo de tomada de decisão.

Conceitos-chave

- AMPLITUDE ADMINISTRATIVA AMPLA: Ocorre quando um administrador tem muitos subordinados abaixo de si.

- AMPLITUDE ADMINISTRATIVA ESTREITA: Ocorre quando um administrador tem poucos subordinados abaixo de si.

- ATRIBUIÇÃO: É o mecanismo através do qual se distribui a autoridade e responsabilidade entre as pessoas.

- AUTORIDADE: É o direito formal e legítimo de tomar decisões, dar ordens e alocar recursos para alcançar resultados organizacionais.

- CADEIA DE COMANDO: É uma linha contínua de autoridade que vai do topo até à base e que mostra quem se subordina a quem.

- CENTRALIZAÇÃO: Ocorre quando as decisões são concentradas no topo da hierarquia.

- DELEGAÇÃO: É o processo de transferir autoridade e responsabilidade aos subordinados.

- DESCENTRALIZAÇÃO: Ocorre quando as decisões são dispersadas na base da hierarquia.

- DIVISÃO DO TRABALHO: É o grau em que as tarefas organizacionais são divididas e fragmentadas em atividades separadas.

- DOWNSIZING: É o processo de redução de níveis da hierarquia administrativa.

- ESPECIALIZAÇÃO: É o grau de divisão do trabalho em uma organização.

- ESPECIALIZAÇÃO HORIZONTAL: É a divisão do trabalho em unidades organizacionais, como departamentos ou divisões.

- ESPECIALIZAÇÃO VERTICAL: É a divisão do trabalho em escalões hierárquicos, determinando a hierarquia administrativa.

- ESTRUTURA VERTICAL: Refere-se ao aparato da hierarquia administrativa, amplitude de controle e grau de centralização/descentralização das decisões.

- INFLUÊNCIA: É a capacidade de afetar aquilo que as outras pessoas fazem ou acreditam. É estritamente relacionada ao poder de um indivíduo dentro da organização, isto é, sua capacidade de afetar e controlar as ações e decisões das outras pessoas, mesmo quando elas possam resistir.

- ORGANOGRAMA: Constitui a representação gráfica da estrutura organizacional.


Referência

Chiavenato, I. (2004). Administração nos novos tempos. Rio de Janeiro: Elsevier.