Administrar bem, lucrar sempre. Organização: a segunda função da administração (Parte 2)

A organização constitui a segunda das funções administrativas, vindo após o planejamento e antes da direção e do controle. Veja a organização do ponto de vista da especialização horizontal, do desenho departamental, isto é, dos desdobramentos das suas diferentes áreas.


Clique AQUI para acessar a lista com todas as publicações da Série 'ADMINISTRAR BEM, LUCRAR SEMPRE'


Para cumprir a tradicional tarefa de organizar a organização, o Administrador pode seguir 4 passos:

1. Divisão do trabalho e especialização (dividir a carga total de trabalho em tarefas que possam ser logicamente executadas por indivíduos ou grupos)
2. Departamentalização (combinar e agrupar as tarefas e pessoas de maneira lógica e eficiente em unidades organizacionais)
3. Hierarquia (especificar a quem se deve subordinar na organização – essa ligação de departamentos resulta na hierarquia organizacional)
4. Coordenação (estabelecer mecanismos para integrar as unidades departamentais em um todo coerente e monitorar a eficácia dessa integração)

Desenho Departamental

Também denominado de Departamentalização, o desenho departamental é o agrupamento de atividades em unidades organizacionais e o agrupamento dessas unidades em uma organização total. É uma forma de utilizar a cadeia de comando para agrupar pessoas de modo que executem juntas o trabalho. Existem 5 abordagens de desenho departamental, sendo que cada abordagem serve a um propósito distinto para a organização. A diferença básica entre essas diferentes estruturas é a maneira pela qual as atividades são agrupadas e a quem elas se subordinam. Cada uma delas tem suas vantagens e limitações, podendo ser uma boa alternativa em algumas situações e uma péssima opção em outras.

ABORDAGEM FUNCIONAL

É o agrupamento de atividades baseado no uso de habilidades, conhecimento e recursos similares. As unidades organizacionais – como divisões e departamentos – são formadas de acordo com a principal função especializada ou técnica. Trata-se de uma abordagem eminentemente voltada para si mesma, isto é, é como se a organização estivesse sempre olhando para seu ambiente interno sem considerar o que acontece ao redor.

1

Fig. 1: Vantagens e limitações da estrutura funcional. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

ABORDAGEM DIVISIONAL

Nesta abordagem, os departamentos são agrupados juntos em divisões com base nos resultados organizacionais. Cada divisão é criada como uma unidade autocontida e autosuficiente para produzir um determinado produto ou serviço. Cada divisão possui todos os departamentos funcionais necessários para gerar o produto ou serviço ou parte dele. Esta abordagem pode apresentar algumas variações: a) por produtos ou serviços; b) por clientes; c) por área geográfica; d) por processos.

Figura

Fig. 2: Vantagens e limitações da estrutura divisional. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

ABORDAGEM MATRICIAL

É a combinação de departamentalização funcional e divisional na mesma estrutura organizacional. A matriz tem 2 linhas de autoridade: cada unidade se reporta a 2 superiores e cada pessoa tem 2 chefes: um para atender à orientação funcional (seja finanças, vendas, etc.) e outro para atender à orientação divisional (seja para o produto/serviço, cliente, localização geográfica, processo ou para o projeto específico que está sendo desenvolvido).

Por ser uma estrutura mista, pode ser utilizada quando a organização quer ganhar os benefícios divisionais e manter a especialidade técnica das unidades funcionais. Contudo, o subordinado precisa saber resolver conflitos de demandas dos chefes matriciais, reunindo-se com eles para encontrar juntos as soluções adequadas. Daí, a necessidade de treinamento em relações humanas.

Figura

Fig. 3: Vantagens e limitações da estrutura matricial. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Figura
Fig. 4: Exemplos de Desenhos Departamentais. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

ABORDAGEM DE EQUIPES

Nesta abordagem, cada equipe é proprietária do processo como um todo e responde inteiramente por ele, já que seus membros desempenham todas as atividades necessárias ao processo. Entre o início e o fim, o processo se caracteriza por uma sequência de fornecedores internos e de clientes internos: cada membro é cliente do membro anterior e fornecedor para o membro posterior. Esta abordagem torna as organizações flexíveis e ágeis no ambiente global e competitivo, fazendo com que a principal característica da organização seja uma configuração predominantemente horizontal. Existem 2 tipos equipes:

Equipes multifuncionais(Empregados de vários departamentos funcionais que são agrupados em equipe para resolverem problemas mútuos. Os membros da equipe geralmente se subordinam aos seus departamentos funcionais e também se reportam ao líder escolhido pela equipe, em duplicidade de comando. Todas as pessoas devem contribuir com ideias para produção, marketing, finanças e RH.)
Equipes permanentes(Funcionam como um departamento formal dentro da organização. As pessoas trabalham juntas no mesmo local e se subordinam ao mesmo supervisor.)

Figura

Fig. 5: Vantagens e limitações da estrutura baseada em equipes. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

ABORDAGEM DE REDES

A organização desagrega suas principais funções em companhias separadas que são interligadas por uma pequena organização central. A abordagem de rede representa uma recente modalidade de organizar e articular as unidades organizacionais.

Figura

Fig. 6: Vantagens e limitações da estrutura matricial. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Figura

Fig. 7: A organização estrelada. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Organizações Híbridas

Nem sempre é possível adotar um único tipo de estrutura departamental para todos os seus níveis hierárquicos, por isso, algumas organizações adotam diferentes tipos de departamentalização.

Organizações Virtuais

Com a moderna tecnologia, as dimensões de tempo e de espaço estão tendendo respectivamente à instantaneidade e à virtualidade e as organizações não poderiam passar incólumes a essas tendências. As organizações virtuais são chamadas não territoriais ou não-físicas pelo fato de dispensarem escritórios convencionais, prédios e instalações físicas. São extremamente simples, flexíveis e ágeis, sendo totalmente assentadas na tecnologia da informação. Elas não têm fronteiras definidas e seu campo de atuação pode ser alterado rápida e facilmente.

Análise

O desenho departamental refere-se à especialização horizontal da organização e o seu desdobramento em unidades organizacionais que recebem o nome de departamentos ou divisões. Departamentalização significa o agrupamento de atividades em unidades organizacionais e o agrupamento dessas unidades em uma organização total. Existem 5 abordagens de desenho departamental com suas respectivas vantagens e desvantagens. A adoção da abordagem mais adequada é uma decisão da alta administração e deve considerar tanto o ambiente interno quanto o externo.

Conceitos-chave

- CADEIA DE VALOR: É o intercâmbio horizontal entre as unidades organizacionais ou pessoas que participam de um processo com fornecedores e clientes, eu que estão preocupadas em prestar um melhor serviço umas às outras.

- CLIENTE EXTERNO: É a pessoa ou outra organização que utiliza o produto ou serviço oferecido por uma organização.

- CLIENTE INTERNO: É a pessoa ou unidade situada dentro da própria organização que utiliza o produto ou serviço oferecido por outra unidade.

- FORNECEDOR EXTERNO: É uma pessoa ou organização que proporciona um produto ou serviço para uma organização.

- FORNECEDOR INTERNO: É uma pessoa ou unidade organizacional que proporciona um produto ou serviço para uma outra pessoa ou unidade dentro da organização.


Referência

Chiavenato, I. (2004). Administração nos novos tempos. Rio de Janeiro: Elsevier.