Administrar bem, lucrar sempre. Organização: a segunda função da administração (Parte 3)

As organizações, como as pessoas, são diferentes entre si, pois operam em diferentes ambientes, com diferentes produtos e serviços, para diferentes clientes e enfrentando desafios e problemas diferentes. O administrador precisa compreender essas diferenças e saber ajustar as organizações a elas. leia sobre a importância do Desenho Organizacional na adaptação das organizações em relação às características e aos desafios dos ambientes em que estão inseridas.


Clique AQUI para acessar a lista com todas as publicações da Série 'ADMINISTRAR BEM, LUCRAR SEMPRE'


Muitas organizações mudam suas estruturas, utilizando redes internas de equipes, para incrementar a criatividade e a inovação no sentido de reduzir seus ciclos operacionais, melhorar a qualidade no atendimento ao cliente e melhorar a produtividade. O administrador precisa saber implementar mudanças e promover cooperação e colaboração entre as pessoas para flexibilizar e agilizar sua organização, gerar produtos e serviços inovadores e garantir o desempenho futuro.

Desenho Organizacional

O desenho organizacional é a determinação da estrutura organizacional mais adequada ao ambiente, estratégia, tecnologia, pessoas, atividades e tamanho da organização. É o processo de escolher e implementar estruturas organizacionais capazes de organizar e articular os recursos e servir à missão e aos objetivos principais. Varia entre dois extremos de um continuum: desde desenhos mecanísticos até desenhos orgânicos.

1

Fig. 1: Alternativas de desenhos organizacionais. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

DESENHOS MECANÍSTICOS

São formas burocráticas de organização que operam com uma autoridade centralizada no topo, muitas regras e procedimentos, uma minuciosa divisão do trabalho, amplitudes administrativas estreitas e meios formais de coordenação. A rigidez do modelo burocrático impede qualquer mudança e inovação e não permite a flexibilidade e agilidade necessárias para funcionar em um ambiente mutável e dinâmico como o da atualidade.

DESENHOS ORGÂNICOS

Proporcionam autoridade descentralizada, poucas regras e procedimentos, pouca divisão de trabalho, amplitudes administrativas maiores e mais meios pessoas de coordenação. As organizações orgânicas ou adaptativas operam com um mínimo possível de características burocráticas e com culturas que encorajam a participação das pessoas e o empoderamento (empowerment).

2

Fig. 2: Propriedades dos desenhos mecanístico e orgânico. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Fatores que afetam o Desenho Organizacional

O desenho organizacional precisa satisfazer determinadas demandas situacionais e alocar todos os recursos utilizados para conseguir a melhor vantagem possível. São os chamados fatores contingenciais. Entre eles estão: o ambiente, a estratégia, a tecnologia, o tamanho, o ciclo de vida e as pessoas.

3

Fig. 3: Fatores contingenciais do Desenho Organizacional. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

AMBIENTE

Tem a propriedade de determinar a natureza do desenho e do comportamento organizacional.

Ambiente de Certeza: composto de elementos ambientais (macroambiente e microambiente) relativamente estáveis e previsíveis, viabilizando a adoção de um desenho mecanístico e de uma abordagem burocrática.
Ambiente de Incerteza: apresenta elementos ambientais (macroambiente e microambiente) mais dinâmicos e menos previsíveis. As mudanças ocorrem com freqüência e intensidade e podem surpreender os tomadores de decisão. Para serem bem-sucedidas, as organizações precisam ser flexíveis e ágeis operando com horizontes de tempo de curto prazo. A dinâmica ambiental requer organizações adaptativas e desenho orgânicos.

4

Fig. 4: A influência dos ambientes no desenho organizacional. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

ESTRATÉGIA

A estrutura organizacional funciona na medida em que apóia e suporta a estratégia definida para alcançar os resultados organizacionais desejados.

• Estratégia orientada para a estabilidade e permanência do negócio: as operações e planos são programados e implementados rotineiramente. O melhor suporte para essa abordagem estratégica é a organização burocrática utilizando alternativas mais mecanísticas no desenho organizacional.
• Estratégia orientada para o crescimento ou expansão: os objetivos operacionais incluem inovação e respostas flexíveis para a competição no ambiente. As operações e planos requerem considerável mudança ao longo do tempo. Isso requer maior descentralização e organizações adaptativas utilizando alternativas de desenho orgânico.

TECNOLOGIA

Todas as organizações dependem de um tipo de tecnologia ou de uma matriz de diferentes tecnologias para poderem funcionar e alcançar seus objetivos, sendo que as tecnologias utilizadas pela organização devem ser consideradas no desenho organizacional. Há três grupos de tecnologia de produção:

• Produção em massa ou mecanizada: produção em grande quantidade. Para ser bem sucedida neste tipo de tecnologia, a organização deve ser burocrática com alternativas mecanísticas. Quanto maior a previsibilidade dos resultados, menores os níveis hierárquicos utilizados no formato organizacional.
• Produção em processo ou automatizada: produção tem mínima participação humana. A estabilidade das operações e a previsibilidade de seus resultados é decorrente da automatização dos processos o que exige poucos níveis hierárquicos geralmente inerentes ao formato burocratizado e mecanístico.
• Produção unitária ou oficina: processo produtivo é menos padronizado e menos automatizado. A previsibilidade dos resultados é baixa, exigindo a necessidade de aumentar os níveis hierárquicos. Se a tecnologia for mutável, ela requererá um sistema orgânico mais adaptativo.

TAMANHO E CICLO DE VIDA

O tamanho é uma das variáveis que mais afeta o desenho organizacional. O tamanho organizacional representa o volume de pessoas, recursos, arquitetura e operações de uma organização e, geralmente, depende da evolução da organização. A evolução ou ciclo de vida das organizações representa os diferentes estágios de crescimento da organização ao longo do tempo.

5

Fig. 5: Os quatro estágios do ciclo de vida das organizações. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

PESSOAS

O fator contingencial mais importante do desenho organizacional são as pessoas, o elemento fundamental que impulsiona a organização para a ação. O desenho organizacional deve dar o apoio e suporte que as pessoas necessitam para alcançar tanto os objetivos organizacionais como para obter satisfação em seu trabalho. A estrutura deve funcionar como o meio através do qual as pessoas obtêm esforços sinergísticos e resultados impulsionadores.

Quem decide sobre o melhor Desenho Organizacional?

Antigamente, quem decidia o desenho organizacional era a cúpula da organização. Agora, cada vez mais, as organizações estão criando equipes, forças-tarefas e grupos de solução de problemas para dar opiniões e ajudá-las a encontrar caminhos alternativos para serem mais competitivas.

6

Fig. 6: As alternativas sobre o envolvimento das pessoas no projeto organizacional. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

O Miolo do Negócio (core business)

Uma das mais fortes tendências na administração moderna é a focalização e concentração no negócio essencial da organização (core business). Mas, o que é o negócio essencial? O negócio essencial representa o miolo central, a essência íntima, a vocação da organização. Aquilo que a organização sabe fazer melhor do que ninguém. A sua habilidade maior, a sua competência principal.

Muitas organizações estão se reconcentrando na vocação original onde o fundador fez seu cliente e onde ele obtém resultado. As organizações descobriram que não são multivocacionais e retornam ao seu negócio essencial.

Análise

As organizações precisam de um aparato vertical – a hierarquia – e de um aparato horizontal – as divisões ou departamentos – para poderem funcionar. Estas estruturas são fundamentais para os ajustes da organização diante do ambiente em que ela se encontra. Daí, a importância do desenho organizacional. Os desenhos organizacionais variam entre dois extremos: os desenhos mecanísticos, típicos das organizações burocráticas e os desenhos orgânicos típicos das organizações adaptativas. Os primeiros funcionam como sistemas fechados e herméticos, enquanto os segundos se baseiam na lógica dos sistemas abertos e interativos. Os fatores que afetam o desenho organizacional são: o ambiente, a estratégia, a tecnologia, o tamanho ou ciclo de vida da organização e as pessoas. A determinação do desenho organizacional deve envolver o maior número possível de membros da organização para obter apoio, consenso e comprometimento das pessoas. Por fim, o miolo do negócio deve ser o principal foco de preocupação do desenho organizacional.

Conceitos-chave

- BUROCRACIA: É o nome dado á organização que adota todas as dimensões do modelo burocrático.

- CICLO DE VIDA: Representa os diferentes estágios de crescimento de uma organização ao longo do tempo.

- DESENHO MECANÍSTICO: É uma forma burocrática de organização que opera com autoridade centralizada, divisão do trabalho, regras e procedimentos, amplitudes administrativas estreitas e meios formais de coordenação.

- DESENHO ORGÂNICO: É uma forma adaptativa de organização que proporciona autoridade descentralizada, pouca divisão do trabalho, poucas regras e procedimentos, amplitudes administrativas maiores e meios pessoais de coordenação.

- DESENHO ORGANIZACIONAL: É a determinação da estrutura organizacional mais adequada ao ambiente, estratégia, tecnologia, pessoas e tamanho da organização.

- MIOLO DO NEGÓCIO (CORE BUSINESS): É a essência íntima do negócio, a vocação primária da organização.

- ORGANIZAÇÃO ADAPTATIVA: É aquela que opera com um mínimo de características burocráticas e com culturas que encorajam a participação das pessoas e o empoderamento.

- ORGANIZAÇÃO BUROCRÁTICA: É aquela em que as dimensões do modelo burocrático estão presentes em elevado grau.


Referência

Chiavenato, I. (2004). Administração nos novos tempos. Rio de Janeiro: Elsevier.