Administrar bem, lucrar sempre. Planejamento: a primeira função da administração (Parte 1)

Organizações não operam na base da improvisação, pois requerem planejamento em todas as suas operações. O Planejamento, além de determinar os objetivos e os meios necessários para alcançá-los adequadamente, fundamenta os próximos estágios do processo administrativo, como a Organização, a Direção e o Controle.


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O administrador precisa tomar decisões estratégicas e planejar o futuro de sua organização. Planejar significa interpretar a missão organizacional e estabelecer os objetivos da organização, bem como os meios necessários para o alcance desses objetivos com o máximo de eficácia. Como principal decorrência do planejamento estão os planos, que servem para facilitar as ações requeridas e as operações da organização visando o alcance dos objetivos traçados.

Um plano é uma colocação ordenada daquilo que é necessário fazer para atingir as metas, através da identificação dos recursos necessários, as tarefas a serem executadas, as ações a serem tomadas e os tempos a serem seguidos. Planos englobam ações consistentes dentro de uma estrutura adequada de operações que focalizam os fins desejados.

Tipos de Planejamento

O planejamento consiste na tomada antecipada de decisões. Trata-se de decidir agora o que fazer antes da ocorrência da ação necessária. Não se trata simplesmente da previsão das decisões que deverão ser tomadas no futuro, mas da tomada de decisões que produzirão efeitos e consequências futuras. É possível classificar um planejamento, considerando o ambiente em que ele é estruturado. Há planejamentos conservadores, otimizantes e adaptativos.

Figura 1

Fig. 1: As 3 orientações do planejamento. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Etapas do Processo de Planejamento

Embora seja uma atividade voltada para o futuro, o planejamento deve ser contínuo e permanente e, se possível, abrangendo o maior número de pessoas na sua elaboração e implementação. Dessa forma, o planejamento deve ser constante e participativo. A descentralização proporciona a participação e o envolvimento das pessoas em todos os aspectos do seu processo. É o chamado planejamento participativo.

Para fazer o planejamento, é vital que se conheça o contexto em que a organização está inserida, isto é, seu microambiente, sua missão, seus objetivos básicos e, sobretudo, os fatores-chave para o seu sucesso.

Em termos do processo de planejamento, é possível a identificação das seguintes etapas:

1. DEFINIR OS OBJETIVOS. Especificar resultados desejados e os pontos finais onde se pretende chegar, para se conhecer os passos intermediários.

2. VERIFICAR QUAL A SITUAÇÃO ATUAL EM RELAÇÃO AOS OBJETIVOS. Avaliar a situação atual em contraposição aos objetivos desejados, verificar onde se está e o que precisa ser feito.

3. DESENVOLVER PREMISSAS QUANTO ÀS CONDIÇÕES FUTURAS. Gerar cenários alternativos para os estados futuros das ações, analisar o que pode ajudar ou prejudicar o progresso em direção aos objetivos.

4. ANALISAR AS ALTERNATIVAS DE AÇÃO. Relacionar e avaliar as ações que devem ser tomadas, escolher uma delas para perseguir um ou mais objetivos, fazer um plano para alcançar os objetivos.

5. ESCOLHER UM CURSO DE AÇÃO ENTRE AS VÁRIAS ALTERNATIVAS. Selecionar o curso de ação adequado para alcançar os objetivos propostos.

6. IMPLEMENTAR O PLANO E AVALIAR OS RESULTADOS. Fazer aquilo que o plano determina e avaliar cuidadosamente os resultados para assegurar o alcance dos objetivos, seguir através do que foi planejado e tomar as ações corretivas à medida que se tornarem necessárias.

Fatores críticos de sucesso

Para que o planejamento seja bem sucedido, torna-se necessário verificar quais os fatores críticos de sucesso para atingir os objetivos propostos. Fatores críticos de sucesso são os elementos condicionantes no alcance dos objetivos da organização, isto é, são aspectos ligados diretamente ao sucesso da organização, se eles não estiverem presentes, os objetivos não serão alcançados.

A identificação dos fatores críticos de sucesso é fundamental para a realização dos objetivos organizacionais. Existem duas maneiras de identificá-los:

•Dissecar os recursos organizacionais e o mercado de maneira imaginativa para identificar os segmentos que são mais decisivos e importantes.

•Descobrir o que distingue as organizações bem-sucedidas, das organizações malsucedidas e analisar as diferenças entre elas. Aqui se aplica o benchmarking.

Benchmarking

É o processo contínuo e sistemático de pesquisa para avaliar produtos, serviços e processos de trabalho de organizações que são reconhecidas como líderes empresariais ou como representantes das melhores práticas com o propósito de aprimoramento organizacional. É uma fonte inesgotável de ideias proporcionadas por outras organizações. Isso permite comparações de processos e práticas entre empresas para identificar “o melhor do melhor” e alcançar um nível de superioridade ou vantagem competitiva.

Benefícios do Planejamento

Planejar viabiliza uma série de vantagens, dentre elas, é possível destacar:

Foco e Flexibilidade(Uma organização com foco conhece o que ela faz melhor, conhece as necessidades de seus clientes e conhece como servi-las bem. Uma organização com flexibilidade opera dinamicamente e com um senso do futuro. Ela é rápida e ágil, podendo mudar em resposta a, ou antecipar-se em relação a problemas emergentes ou oportunidades.)

Melhoria na coordenação(O planejamento melhora a coordenação da organização quando os diferentes subsistemas e grupos perseguem, cada qual, uma variedade de objetivos em um dado período. Para isso, quando da execução do que é planejado, desenvolve-se uma habilidade de coordenação dos diversos atores envolvidos.)

Melhoria no controle(O controle administrativo envolve medição e avaliação dos resultados do desempenho e a tomada de ação corretiva para melhorar as coisas quando necessário. O planejamento ajuda a tornar isso possível através da definição dos objetivos – resultados de desempenho desejados – e identificação das ações específicas por meio das quais eles devem ser perseguidos.)

Administração do tempo (Este benefício é uma consequência de todo o processo de planejamento, incluindo os demais benefícios aqui destacados, posto que a melhoria do foco e flexibilidade, da coordenação e do controle viabilizam uma forma eficiente de administrar o tempo.)

Níveis de Planejamento

O planejamento impõe racionalidade e proporciona o rumo às ações da organização, bem como estabelece coordenação e integração de suas várias unidades, que proporcionam a harmonia e sinergia da organização no caminho em direção aos seus objetivos principais. Como o administrador pode trabalhar em vários níveis de autoridade, ele deve planejar em função de diferentes períodos de tempo. Dessa forma, os objetivos do planejamento devem ser mais específicos no curto prazo e mais abertos no longo prazo. As organizações precisam de planos para todas as extensões de tempo.

Diante disso, em termos de nível de atuação dentro da organização, há os seguintes tipos de planejamento:

Figura 2

Fig. 2: O planejamento nos 3 níveis organizacionais. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

•Planejamento Estratégico (Relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável. É orientado para o futuro. Além de ser uma forma de aprendizagem organizacional, é um processo de construção de consenso que compreende toda a organização. Assenta-se sobre 3 parâmetros: a visão do futuro, os fatores ambientais externos e os fatores organizacionais internos. Começa com a construção do consenso sobre o futuro que se deseja e, a partir daí, examinam-se as condições externas do ambiente e as condições internas da organização.)

•Planejamento Tático(Focado no médio prazo. Enfatiza as atividades correntes das várias unidades ou departamentos da organização. O administrador utiliza este planejamento para delinear o que as várias partes da organização, como departamentos ou divisões, devem fazer para que a organização alcance sucesso no decorrer do período de um ano de seu exercício. Geralmente envolve: planos de produção, financeiros, de marketing e de recursos humanos.)

•Planejamento Operacional(Focalizado para o curto prazo e abrange cada uma das tarefas ou operações individualmente. Está voltado para a otimização e maximização dos resultados. É constituído de uma infinidade de planos operacionais que proliferam nas diversas áreas e funções dentro da organização, posto que cuidam da administração da rotina para assegurar que todos executem as tarefas e operações de acordo com os procedimentos estabelecidos pela organização, a fim de que esta possa alcançar os seus objetivos. Planos operacionais estão voltados para a eficiência – ênfase nos meios, pois a eficácia – ênfase nos fins – é o problema dos níveis institucional e intermediário da organização. Apesar de serem heterogêneos e diversificados, podem ser classificados em: procedimentos, orçamentos, programas e regulamentos.)

Figura 3

Fig. 3: A interligação entre planejamento estratégico, tático e operacional. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Análise

Planejar significa olhar para frente, visualizar o futuro e o que deverá ser feito. O planejamento constitui a primeira das funções administrativas que compõem o processo administrativo. Ele viabiliza a definição dos objetivos e a decisão sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente. Objetivos são resultados específicos ou metas que se deseja atingir. A sua principal consequência são os planos. Um plano é uma colocação ordenada daquilo que é necessário fazer para atingir os objetivos. Sem planos, a ação organizacional se tornaria meramente casual e randômica, aleatória e sem rumo, conduzindo simplesmente ao caos.

Conceitos-chave

- ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO: É a utilização racional do tempo disponível para se fazer algo.

- BENCHMARKING: É o processo contínuo e sistemático de pesquisa para avaliar produtos, serviços e processo de organizações que são reconhecidas como líderes, com o propósito de aprimoramento organizacional.

- FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO: São os aspectos condicionantes do sucesso da organização.

- PLANEJAMENTO: É o processo de estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los.


Referência

Chiavenato, I. (2004). Administração nos novos tempos. Rio de Janeiro: Elsevier.