Administrar bem, lucrar sempre. Planejamento: a primeira função da administração (Parte 2)

Planejar é gerar objetivos a serem alcançados no futuro. Estes objetivos constituem a mola mestra da Administração. Esta segunda parte do texto sobre Planejamento prossegue com a abordagem a respeito desta função fundamental da Administração, focando nas definições e ferramentas inerentes à estruturação de objetivos estratégicos e seu desdobramento por toda a organização.


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O processo de planejamento evita que os administradores pensem exclusivamente em função das atividades do dia-a-dia. Falar de planejamento é falar de futuro, daquilo que deverá ser feito. E falar de futuro é falar de objetivos a serem alcançados, onde se pretende chegar. Por isso, planos constituem os meios para se chegar até esse ponto. Mas, os objetivos fazem parte de um contexto mais amplo. Eles dependem da missão organizacional e da visão de futuro da organização.

O planejamento deve funcionar como uma ferramenta de aprendizagem do administrador. Os diferentes alvos requerem diferentes comportamentos das pessoas. Por isso, é importante desenhar cenários alternativos para não se deixar apanhar por possíveis contingências.

Missão

Significa a razão da existência de uma organização. Ela é a finalidade ou o motivo pelo qual a organização foi criada e para o que ela deve servir. Deve refletir um consenso interno de toda a organização e ser compreendida facilmente pelas pessoas de fora da organização.

A missão também traduz a filosofia da organização em metas tangíveis e que a orientem para um desempenho excelente. Isto ocorre porque é a missão que define a estratégia e indica o caminho a ser seguido pela organização. Por isso, é importante conhecê-la, bem como os objetivos essenciais de uma organização, porque, se o administrador não sabe por que a organização existe e para onde ela pretende ir, ele jamais saberá dizer qual o melhor caminho a seguir.

Perguntas a serem respondidas pela declaração de uma missão:
• Quem somos nós?
• O que fazemos?
• E por que fazemos o que fazemos?

Embora relativamente fixa, a missão deve ser atualizada e redimensionada com o passar do tempo e com as mudanças nos negócios, pois é ela que agrega identidade à organização. Quando as pessoas trabalham para uma missão, elas se dedicam a uma causa e não a uma empresa.

Visão

É a imagem que a organização tem a respeito de si mesma e do seu futuro. Toda organização deve ter uma visão adequada:
• de si mesma;
• dos recursos de que dispõe;
• do tipo de relacionamento que deseja manter com seus clientes e mercados;
• do que deseja fazer para satisfazer continuamente às necessidades e preferências dos clientes
• de como atingirá os objetivos organizacionais;
• das oportunidades e desafios que deve enfrentar; e
• de seus principais agentes (quais suas forças que a impelem e em que condições ela opera).

Em geral, a visão está mais voltada para aquilo que a organização pretende ser do que como ela realmente é, posto que ela representa o destino que se deseja transformar em realidade. Vale ressaltar que, a falta de uma visão dos negócios é profundamente prejudicial, pois desorienta a organização e os seus membros quando às suas prioridades em um ambiente altamente mutável e fortemente competitivo.

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Fig. 1: Caráter futurístico da visão organizacional. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Objetivos

São resultados específicos que se pretende alcançar em um determinado período de tempo. Enquanto a missão define qual é o negócio da organização e a visão proporciona uma imagem do que a organização quer ser, os objetivos estabelecem resultados concretos que se deseja alcançar dentro de um específico prazo de tempo.

COMPATIBILIDADE ENTRE OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS E INDIVIDUAIS

Um dos grandes dilemas da administração tem sido a congruência entre objetivos organizacionais e objetivos individuais. Para isso, a organização deve buscar oferecer uma variedade de incentivos para obter a cooperação das pessoas em todos os níveis hierárquicos. Quando a organização atinge seus objetivos, o cenário projetado no futuro deixa ser apenas uma imagem e passa a ser parte da realidade organizacional. As pessoas cooperam desde que o seu esforço proporcione vantagens e satisfações pessoas que justifiquem tal esforço.

Dentro deste esquema, cada pessoa precisa alcançar simultaneamente os objetivos organizacionais – para se manter ou crescer na organização – e os seus objetivos individuais – para obter satisfação pessoal. Sendo que os objetivos individuais representam o que cada pessoa almeja atingir, a curto, médio ou longo prazos. À medida que cada objetivo vai sendo atingido, outros objetivos individuais mais sofisticados e mais avançados são formulados em uma sequência sem fim. O conhecimento sobre tais objetivos é primordial para que o administrador exerça a motivação sobre sua equipe.

O QUE DEVE SER CONSIDERADO NA DEFINIÇÃO DE OBJETIVOS

Para serem úteis, os objetivos devem possuir as seguintes características:

1. MENSURÁVEIS. Capazes de definir quando são ou não atingidos.
2. REALÍSTICOS. Que possam ser alcançados no período de tempo estabelecido e com os recursos disponíveis.
3. DESAFIADORES. Que requeiram esforço das pessoas.
4. DEFINIDOS NO TEMPO. Que exijam um lapso de tempo para sua consecução.
5. RELEVANTES. Que as principais áreas de resultados da organização.
6. MOTIVADORES. Que estejam ligados a recompensas pelo seu alcance.

HIERARQUIA

Como as organizações procuram alcançar simultaneamente vários e diferentes objetivos, elas precisam estabelecer graus de importância e prioridade para criar condições de sinergia entre eles, evitando possíveis conflitos. Para isso, pode-se aplicar uma classificação hierárquica, isto é, objetivos organizacionais (mais amplos e genéricos) são desdobrados em objetivos divisionais, estes em objetivos departamentais e, por fim, em objetivos individuais. Este processo de desdobramento também é comumente definido como cascateamento de objetivos. Nesta estrutura, a missão paira acima de todos os objetivos.

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Fig. 2: Níveis de objetivos e planos. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Dessa forma, podemos observar que há três níveis de objetivos organizacionais: estratégicos, táticos e operacionais. Veja a descrição em detalhes das características destes níveis na Parte 1 (Clique e acesse o artigo).

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Fig. 3: Horizonte de tempo do planejamento em função dos objetivos. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Administração por Objetivos (APO)

É um estilo de administração que enfatiza o estabelecimento conjunto de objetivos tangíveis, verificáveis e mensuráveis. De um ponto de vista global, a APO apresenta a seguinte sequência:
Preparação da organização para a APO(Formulação de objetivos organizacionais pela alta administração e treinamento de todo o pessoal com ênfase especial na reformulação e esclarecimento dos objetivos estratégicos da organização.)
• Estabelecimento e revisão constante de objetivos gerais (Objetivos organizacionais são definidos pro escrito para servir como base para os objetivos divisionais e departamentais que deverão ser formulados pelos respectivos administradores do nível intermediário.)
• Integração inicial do sistema(Amarração dos objetivos organizacionais, divisionais e departamentais nos sistemas administrativos e tentativas de articulação, coordenação e integração através da modificação e ajustamento entre os diversos objetivos para que se compatibilizem com os objetivos mais amplos da organização.)
• Estabelecimento de objetivos em todos os níveis da organização(Gradual formulação dos objetivos nos níveis mais baixos, feita através do efeito de cascata.)

PROCESSO DE ‘APO’ E O CICLO ‘PDCA’

Na APO (Administração por Objetivos), os administradores e subordinados definem em conjunto suas metas comuns, especificam as principais áreas de responsabilidade de cada posição em relação aos resultados esperados de cada um e utilizam estas medidas como guias para o andamento dos trabalhos e para a verificação da contribuição de cada um dos membros. O tempo e os recursos são elementos fundamentais.

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Fig. 4: O processo de APO. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

O processo de APO em muito se assemelha à prática do Ciclo PDCA (Plan – planejar / Do – fazer / Check – verificar / Act – agir).

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Fig. 5: O Ciclo PDCA.

Balanced Scorecard (BSC)

Existem várias maneiras de se compartilhar diferentes objetivos. O método BSC é uma ferramenta administrativa que permite integrar e coordenar diferentes objetivos no sentido de obter sinergia entre eles.

A maior parte dos objetivos organizacionais era monitorada através de indicadores quantitativos e medidas financeiras, privilegiando os ativos tangíveis e omitindo os ativos intangíveis. Exatamente visando equilibrar os objetivos organizacionais e seus indicadores de desempenho, o BSC propõe ampliar a visão, fazendo que o estrategista considere quatro perspectivas:

• Perspectiva Financeira.Para analisar o negócio do ponto de vista financeiro.
• Perspectiva dos Clientes.Para analisar o negócio do ponto de vista dos clientes.
• Perspectiva dos Processos Internos.Para analisar o negócio do ponto de vista do funcionamento interno da organização.
• Perspectiva da Aprendizagem e Crescimento.Para analisar o negócio do ponto de vista do que é básico para alcançar o futuro com sucesso.


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Fig. 6: Perspectivas do BSC.

O BSC se baseia em cinco princípios:

1. Mobilização dos líderes
2. Levantamento dos objetivos
3. Alinhamento das unidades de negócio
4. Comprometimento dos funcionários no processo
5. Monitoramento da implantação das metas

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Fig. 7: Mapa da estratégica segundo o BSC. Fonte: CHIAVENATO, 2004.

Análise

Objetivos são estados futuros desejados que se tenta tornar realidade e proporcionam importantes benefícios para as organizações. A Administração por Objetivos (APO), como um estilo de administração que enfatiza o estabelecimento conjunto de objetivos, requer uma preparação da organização para sua implantação, estabelecimento e revisão constante. Neste processo, o estabelecimento de indicadores de desempenho é crucial para o sucesso dos esforços. Por isso, há a busca por indicadores que considerem, além dos resultados passados, tendências sobre o comportamento organizacional futuro. Neste intuito, o Administrador pode adotar o método do Balanced Scorecard (BSC) para equilibrar os indicadores (de resultado e de tendência) e definir objetivos de acordo com perspectivas complementares à já consolidada perspectiva financeira.

Conceitos-chave

- ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS (APO): É o estilo de administração que enfatiza o alcance de resultados e objetivos (eficácia).

- EFEITO DE CASCATA: É o desdobramento dos objetivos maiores em objetivos menores.

- MISSÃO: É a razão da existência de uma organização.

- NEGÓCIO: É o ramo de atividade da organização.

- OBJETIVOS: São os resultados específicos ou metas que se deseja atingir.

- OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: São os objetivos organizacionais amplos e genéricos estendidos a longo prazo.

- OBJETIVOS INDIVIDUAIS: São situações desejadas que cada pessoa pretende alcançar.

- OBJETIVOS OPERACIONAIS: São os objetivos específicos de cada tarefa ou operação focalizados no curto prazo.

- OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS: São estados desejados que a organização pretende alcançar e que orientam seu comportamento em relação ao futuro e ao ambiente externo e interno.


Referência

Chiavenato, I. (2004). Administração nos novos tempos. Rio de Janeiro: Elsevier.