Conheça a rotina de gerenciamento de estoque

Para fazendas que trabalham com controle de estoque, algumas conferências podem ser necessárias no momento do fechamento mensal. Neste artigo vamos abordar dicas que visam minimizar inconsistências entre estoque físico e virtual. Vamos dar uma visão geral sobre as funcionalidades relativas ao controle de estoque, como: entrada, saída, ajustes, relatórios e fechamento de estoque. Esperamos que as considerações ajudem na administração de seu estoque, otimizando os esforços e garantindo maior confiabilidade de dados, de acordo com a realidade da fazenda.

 

Conteúdo

  • Cadastramento de produto estocável
  • Entrada do produto em estoque 
  • Saída do produto de estoque
  • Relatório Inventário 
  • Divergência entre estoque físico e virtual
  • Saída de ajuste
  • Entrada de ajuste
  • Fechamento de estoque

 

Cadastramento de produto estocável


Para cadastrar um produto estocável, acesse o menu “Cadastros” e, em seguida, clique no botão “Produto e serviço”:

menu-cadastros.jpgseta.pngproduto-servico.jpg 

Selecione “Incluir”.

Preencha os dados de acordo com o exemplo abaixo:

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Considerações desta tela:

• Campo “Ativo” – permite que o produto esteja ativo no sistema;

• Estocável: Para produtos estocáveis selecione a opção indicada na tela;

• Campo “Saída Imediata”:

- quando se cadastra um produto estocável (que esteja marcado como "saída imediata") o sistema gerará, a partir da nota de despesa, a entrada e saída de estoque para o(s) centro(s) de custos escolhido(s) na tela de despesa, automaticamente (ou seja, o produto "passa" pelo estoque de forma automática - nunca terá estoque residual - não é necessário dar saída de estoque para o mesmo;

– um uso extremamente importante para esta característica é quando se deseja parar de controlar manualmente as saídas de estoque de um produto que seja apenas "estocável". Não podemos transformar um produto "estocável" em um produto "não estocável". Podemos, no entanto, transformar um produto "estocável" em um produto "estocável de saída imediata". Vale ressaltar que, antes de realizar a mudança para "saída imediata" é conveniente "zerar" o estoque residual do produto.


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• Atenção ao lançar a unidade de medida do produto!!!

Um erro comum de lançamentos de dados é lançar medidas divergentes, o que dificulta a exatidão das informações do estoque físico e virtual. Neste exemplo, cadastramos Imizol frasco, porém, comumente encontramos disponível para a venda o pacote ou caixa de Imizol contendo 20 frascos. Ao comprar 3 pacotes, lembre-se de lançar o número de frascos no sistema, em vez do número de pacotes. Neste caso, lançaria-se 60 frascos. SEMPRE DAR PREFERÊNCIA Á UNIDADE DE SAÍDA DO ESTOQUE! Caso seja necessária a conversão entre caixas x frascos, por exemplo, é preferível que conversão seja feita na compra.

• Unidade de medida na saída de estoque – Atenção ao lançar a saída de estoque dos produtos. Produtos veterinários, que tem sua saída geralmente em mililitros (mls), causam dificuldades no lançamento de saída. Como neste exemplo cadastramos o Imizol em frascos, ao retirar alguns mls para aplicar em alguns animais, não faremos este lançamento por mls. O que se recomenda nestes casos é que se lance no estoque a saída de um frasco e separe-o para a utilização. Após todo o frasco acabar, pega-se outro no estoque e lança-se a saída de outra unidade. Evite lançar medidas como mls no sistema, pois isto provavelmente causaria divergências por estoque pela dificuldade de se controlar medidas tão pequenas que comumente são envolvidas em perdas de conteúdo. Utilizando medidas mais concretas e palpáveis, aumenta-se a chance de ter um lançamento de estoque mais confiável.

• "Data de estoque" e "Saldo Inicial" – quando se decide controlar o estoque de um produto no Ideagri, deve-se conferir no estoque físico quantas unidades existem e, a partir daí, lançar o saldo inicial e a data inicial de conferência de estoque. Se, por exemplo, já existem 2 frascos de Imizol no estoque, eles serão contabilizados no sistema.

• Valor unitário: O Ideagri calcula o “Preço médio do produto no estoque”, portanto, caso exista um saldo inicial de produtos no estoque, é indicado que se preencha o seu valor unitário para que o sistema calcule o preço médio. Observação: as saídas não alteram os preços médios dos produtos (nem as saídas de estoque e nem de ajustes). O preço médio somente é calculado de acordo com os valores de entrada dos produtos no sistema.

• Quantidade mínima de estoque – este campo é bastante útil no seu controle de estoque. Ao cadastrar a quantidade mínima, o sistema avisará em um modal específico quando o número mínimo de produtos for alcançado, recordando ao usuário que deve providenciar a compra de mais produtos para o estoque.

Selecione “Gravar” e “Fechar”. Os dados serão salvos no sistema.

Entrada do produto em estoque

Para lançar dados de entrada em estoque através da compra os lançamentos devem ser feitos na tela de despesas. Ao identificar a despesa de uma compra de produto cadastrado como estocável, o Ideagri já dá a entrada automática deste produto no estoque. Para cadastrar a compra de um produto acesse “Gestão” e “Despesas”:

menu-gestao.jpgseta.pngdespesas.jpg

Selecione “Incluir”, na tela de listagem:

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• Data de entrada: data em que o produto entrou no seu estoque. Note que na tela “Ordem de entrada”, terá uma nota de compra com esta data.

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• Estocável: ao selecionar que um produto é estocável, não será necessária a seleção de um centro de custo na entrada no estoque, e sim, só na saída. A opção “Estocável” ficará marcada com um “X” no cadastro de despesa.

• C. Custo / Patrimônio: O custo só será contabilizado no valor econômico na saída de estoque.

Preencha os dados como no exemplo e acione “Gravar”.

Uma mensagem avisando sobre a movimentação de estoque aparecerá.

Confirme.

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O produto deu entrada em estoque.

Saída do produto de estoque

Para dar saída de estoque deste produto, selecione “Estoque” e, em seguida, clique no botão “Ordem de saída”:

menu-estoque.jpgseta.pngordem-de-saida.jpg
 
Na tela que surge, clique em “Incluir”.

Preencha os dados como no exemplo abaixo:

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Selecione “Gravar”.

Neste exemplo, propositalmente, movimentamos muitos frascos visando atingir a quantidade mínima em estoque. O sistema, portanto, avisará que o limite foi atingido.

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Confirme. Selecione “Fechar”.

O produto deu saída em estoque.

Relatório Inventário

Este relatório permite ao usuário ter uma visão generalizada do seu estoque em uma determinada data. Para ter acesso ao inventário, acesse a opções: “Relatório” e em seguida “Relatórios”:

menu-relatorio.jpg

Na tela que surge, vamos colocar a palavra “Inventário” no campo “Palavra chave” e “filtrar”.

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O sistema retornará a opção de visualizar o relatório de inventário. Selecione “Visualizar”.

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Na tela que surge, selecione a data do relatório de inventário. Ao clicar no campo “Ação”, todas as opções serão automaticamente marcadas e serão visualizadas no relatório. Caso deseje apenas informações de uma classificação específica, selecione a opção marcando somente o Box da linha desejada. Selecione “Confirmar”.

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O relatório será exibido:

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Divergência entre estoque físico e virtual

Após visualizar o relatório de inventário, comumente ocorrem divergências de números entre o estoque virtual e físico, divergências estas devido a problemas no lançamento dos dados ou pela falta de comunicação da retirada ou devolução de produtos no almoxarifado . Nestes casos, existem duas opções:

1 - Caso você saiba que o seu produto foi utilizado no mês e apenas não foi lançado no Ideagri, pode-se lançar a saída dos produtos em estoque com a data retroativa. Esta opção, porém, só é viável se você sabe qual foi o centro de custo que utilizou o produto.

2 - Caso a divergência se dê num produto que pode ter sido usado em dois ou mais centros de custo, como no exemplo acima, Imizol, que pode ser usado no setor de recria e também no setor de pecuária de leite, uma opção que o sistema disponibiliza é a entrada/ saída de ajuste. Vamos exemplificar uma saída de ajuste abaixo:

Saída de ajuste

Como citado acima, caso produtos saiam do estoque da fazenda, tenham sido utilizados e não seja possível identificar o centro de custo responsável por sua utilização, deve-se lançar no sistema uma saída de ajuste.

• Acesse a opção “Estoque” e em seguida a opção “Ordem Saída”

menu-estoque.jpgseta.pngordem-de-saida.jpg
 
Preencha os dados de acordo com o exemplo abaixo: 

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Repare que o campo “Centro de custo se encontra inabilitado”. A saída de ajuste não será, portanto contabilizada no econômico.

Selecione “Gravar”.

A saída de ajuste foi lançada.

 

Entrada de ajuste

 

Caso a diferença seja a maior, a opção é realizar uma "entrada de ajuste".

 

• Acesse a opção “Estoque” e em seguida a opção “Ordem de entrada” e realize o ajuste necessário.

Fechamento de estoque

Depois de terem sido feitos as entradas e saídas de ajustes, o estoque físico e virtual devem se encontrar com os mesmos valores de lançamentos, portanto, o fechamento deste pode ser efetuado.

Ao realizar o fechamento de estoque, o usuário estará travando o sistema para lançar dados de estoque em datas retroativas. A única maneira de lançar dados retroativos seria a exclusão do fechamento, por esse motivo, recomenda-se que a permissão de acesso dos usuários seja feita com cautela, permitindo a apenas um usuário a exclusão do fechamento.

Para maiores informações acesse as dicas (clique nos links):

 

 


Para definir os acessos dos usuários, acesse “Fazenda” e depois “Nível / acesso” : Selecione criar. Na tela que surge, vamos cadastrar um administrador no sistema e dar a ele permissão de excluir dados de estoque.

 

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Selecione a aba “Itens”.

 

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As permissões de acesso ao estoque estão denominadas “Inventário” na lista de funções.

Neste exemplo, vamos dar a permissão ao administrador de incluir, alterar, excluir e consultar os dados de estoque. Selecione “Gravar”.

 

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Recomenda-se que os outros usuários do sistema não tenham a permissão de excluir o fechamento de estoque, minimizando divergências de lançamento.

Após cadastrar o administrador com o nível de acesso, vamos realizar o fechamento de estoque propriamente dito.

Selecione “Estoque” e “Fechamento de estoque”.

menu-estoque.jpgseta.pngfechamento-de-gestao-e-estoque.jpg
 
Selecione “Incluir”.

 

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Preencha a data de fechamento e selecione “Gravar”.

Uma mensagem de confirmação aparecerá. Confirme.

 

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Pronto. O fechamento foi realizado e não será mais possível o lançamento de dados retroativos.