Fazenda da Vovó :: É possível gerenciar à distância?

Confira a matéria da Revista Leite Integral sobre o gerenciamento na Fazenda da Vovó. O foco é a viabilidade do acompanhamento à distância, na impossibilidade da presença rotineira na propriedade. Conheça um pouco da história da proprietária Maria Thereza Rezende e as ferramentas de gestão do manejo e de funcionários, utilizadas na fazenda, que é usuária do Software IDEAGRI.

DEPOIMENTO DE MARIA THEREZA REZENDE SOBRE O USO SISTEMA IDEAGRI NA GESTÃO DA FAZENDA DA VOVÓ

"Com o IDEAGRI, temos agilidade nas decisões, pois geramos dados com rapidez e segurança. O software é uma importante ferramenta na gestão profissional da Fazenda da Vovó, possibilitando agilidade, velocidade e qualidade nas informações, dando suporte às decisões gerenciais, uma vez que passamos a ter a fazenda nas mãos. A equipe é fantástica, disponível e prestativa, sempre pronta a sanar qualquer dúvida!! Impossível gerenciar sem ele!!!"


VISÃO GERAL DA PROPRIEDADE

A Fazenda da Vovó situa-se em Arcos/MG, e iniciou suas atividades em novembro de 2004. Os proprietários, Maria Thereza e Jose Rezende, optaram pela produção a pasto intensificado, com suplementação, utilizando animais Jersey e Jersolanda. Desde o início, o casal acreditou que o setor iria se transformar e o pagamento por qualidade e sólidos ganharia força. O projeto visou a construção de um negócio sustentável, para que o casal pudesse usufruir na aposentadoria, e tornou-se a atividade profissional da proprietária, que voltou à Universidade para estudar Zootecnia, e hoje está concluindo dois cursos de pós graduação ligados ao agronegócio.

Quando iniciaram as atividades, os proprietários não tinham vínculo com o meio rural, e ainda hoje residem em São Paulo, que fica a 500 km da propriedade. Diante desse cenário, excelentes controles e gestão eficiente são vitais para o sucesso da fazenda.

Com essa percepção e com o apoio e visão empresarial do marido, Maria Thereza desenvolveu um modelo eficiente de gerenciamento, usando ferramentas acessíveis e práticas para gerir a fazenda. A gestão é feita com foco em resultado, respeitando os pilares da sustentabilidade, ou seja, socialmente justa, ambientalmente correta e economicamente viável. Paralelamente, percebeu-se a importância na capacitação em gerir pessoas. Equipe bem treinada e em sintonia com os objetivos complementam as requisitos do negócio. O resultado, com alta qualidade do leite e destaque para o manejo de pastagem, é fruto de eficiente modelo de gestão, aliado a busca constante por melhorias e novas técnicas.

Fazenda da Vovó
Fonte: Revista Leite Integral - Novembro de 2014

Dessa forma, Maria Thereza Rezende tem mostrado que e possível gerenciar a fazenda, mesmo não estando lá ou acompanhando diariamente as atividades, e também produzir leite com qualidade e rentabilidade, com o uso de ferramentas adequadas de gestão.

Ferramentas de gestão

Desde o início, o projeto foi bem estruturado e pautado em decisões técnicas e econômicas. "Fizemos um piano de negócio, onde verificamos a viabilidade do projeto e, só então, resolvemos implementá-lo. Daí, partimos para a gestão e implementação"; explica Maria Thereza.

A opção foi pelo sistema de pastejo rotacionado intensificado com suplementação. Segundo Maria Thereza, "todos os manejos e escolhas levaram em consideração que, na época, não entendíamos nada do negócio e que moramos a 500km da fazenda. Dessa forma, o sistema a pasto foi adotado por acreditarmos que nosso investimento seria menor e nosso risco também, pois caso não gostássemos da atividade e se a distância fosse um empecilho, poderíamos alugar a fazenda até mesmo para outra atividade e o pasto dava major flexibilidade”, explica.

A escolha por Jersey e Jersolanda se deveu ao fato de serem animais especializados, que se adequam ao pasto e as condições climáticas e de relevo da região, além de produzirem leite com maiores teores de sólidos. O projeto foi bem definido, com objetivos financeiros estabelecidos, índices produtivos conhecidos, e que se enquadravam no sistema proposto.

O gerenciamento do rebanho é feito com rigor, ou seja, além de estabilizado é bem distribuído, com maior número de vacas em lactação, possibilitando rentabilidade ao negócio. "Deixamos animais para reposição do rebanho, e o excedente é comercializado, gerando outra renda para a propriedade", conta Maria Thereza.


O negócio é gerenciado e administrado dentro de uma visão empresarial. Desde o início, planejar, acompanhar e checar fazem parte da rotina, seja no manejo dos animais, do pasto, nos custos ou nas demonstrações financeiras. O planejado é colocado em prática, acompanhado e verificado, e o que não é alcançado é revisto para entender onde os erros ocorreram. Quando necessário, as decisões são redirecionadas, atacando a raiz do problema, sempre na busca do planejado. "Atacar a causa evita reincidência do problema e gastos desnecessários” afirma Maria Thereza. As ferramentas gerenciais são nossas grandes aliadas, mas os processos precisam ser simples, sem complicação, para que não sejam abandonados.


Os controles financeiros são importantíssimos e todas as despesas e receitas são rigorosamente cadastradas, desde o início do projeto. A fazenda tem também um plano de contas simples, com os centros de custos específicos por setor, onde as despesas são devidamente rateadas, quando necessário. Dessa forma, sabe-se o custo por setor.


Geralmente, em outubro, a fazenda faz o seu orçamento para o ano seguinte. Para isso, faz-se a evolução do rebanho e calcula-se quanto de concentrado e de forragens precisarão para o próximo ano. "Com esse levantamento, temos a radiografia da fazenda, sabendo o número aproximado de nascimentos, quantos animais deixaremos para reposição, quantos e quando venderemos, qual o consumo de concentrado e forragens, quanto devemos produzir de silagem, tudo rigorosamente calculado, explica Maria Thereza. De posse dessas informações, conseguem organizar os melhores momentos para compras, participando de "pools" ou fechando contratos antecipados, na busca pelos menores preços.


Acompanhando mensalmente o fluxo de caixa, os proprietários sabem todas as receitas, despesas e pagamentos diários que precisam ser feitos. "Com ele, decidimos se podemos ou não fazer um gasto não previsto no orçamento, se o financiamento oferecido pelo banco está interessante ou não para o nosso negócio. Pois, os juros podem ser baixíssimos, mas se não tivermos receitas na época do pagamento, ele pode se tornar o mais alto do mercado", afirma Maria Thereza.

Os controles de estoques, sejam mensais, semanais ou diários são ferramentas simples, baratas e muito eficazes. A fazenda tem controles diários para cada setor, e os dados são lançados, semanalmente, no programa IDEAGRI, dando baixa no estoque e apropriando ao seu centro de custo.

Já os inventários físicos, são feitos mensalmente, quando todo o estoque e contado, dando baixa e apropriando ao centro de custo. Esse tipo de inventário, além de controlar estoque, possibilita checar se as quantidades dos produtos, seja de ordenha, medicamentos, forragens ou concentrados estão dentro da média de utilização da fazenda. Segundo Maria Thereza, "são controles que se complementam e, muitas vezes, dão subsídios para verificar se, por exemplo, as batidas de ração estão em conformidade com o indicado pelo nutricionista ou se a distribuição dos adubos foi feita de acordo com as quantidades previstas no receituário agronômico, além de permitir o acompanhamento de quais medicamentos são mais usados, quais doenças são mais comuns no rebanho. São controles voltados para a gestão financeira, mas geram uma serie de dados que possibilitam perceber falhas de manejo."

Outro item tratado com rigor é a qualidade do leite. Os índices de qualidade e produção são acompanhados via site do laticínio a cada dois dias. Qualquer alteração, acionamos os ordenhadores para que as ações sejam tomadas rapidamente", explica Maria Thereza.

Fazenda da Vovó

O pastejo e dividido em 4 módulos, com 26 piquetes em cada. Maria Thereza conta que, quando iniciaram, em 2007, "as regras eram mais engessadas" Atualmente, trabalham com o conceito de lotação intermitente, e a adubação, maior ou menor, depende do número de animais (UA) que irá pastejar.

O uso dessa técnica, aumenta bastante a produtividade da forragem e, consequentemente, do leite, mas exige maiores controles, acompanhamento e treinamento da equipe. "Usamos os métodos direto (quadrado) e indireto (IL95%) de medição do pasto, o que possibilita deixar indicado o número de animais, o tempo e em qual piquete eles entrarão", explica Maria Thereza.

O refinamento foi feito com a geração de dados baseados em cálculos de massa de forragem, densidade pré-pastejo, altura média pré-pastejo, taxa de acúmulo, taxa de expansão, taxa de lotação, capacidade de suporte, dentre outras características, como pode ser observado na Figura 1.

Figura 1 - Manejo da pastagem: cálculos que possibilitam indicar o número de animais que irá pastejar e por quanto tempo ficarão no piquete

Fonte: Revista Leite Integral - Novembro de 2014

As análises de solo são feitas anualmente, e o receituário agronômico seguido à risca. Já as análises bromatológicas dos alimentos (Figura 2) são feitas com bastante frequência, de 4 a 6 vezes no período do pastejo e cerca de 5 vezes durante a utilização da silagem. "Hoje, com a agilidade do resultado tomamos decisões rápidas e seguras, baseadas na forragem que está disponível para o animal. Dessa forma, sabemos exatamente o que está sendo ofertado, com major precisão no balanceamento da dieta, aumentando, significativamente, a eficiência do sistema e possibilitando redução nos custos de alimentação'; comemora Maria Thereza.

Fazenda da Vovó

Figura 2 - Análises bromatológicas do pasto e da silagem

Fonte: Revista Leite Integral - Novembro de 2014

Maria Thereza considera que grande parte do sucesso da gestão da fazenda se deve ao uso das ferramentas gerenciais.

Gestão dos funcionários


Com relação à gestão da mão-de-obra, a premissa da propriedade é alinhar as expectativas dos proprietários e funcionários, para evitar frustrações de ambas as partes. Cada colaborador precisa saber qual e sua função dentro do processo e como vai desempenhá-la. As metas, para cada setor, precisam ser claras e atingíveis. Se não forem alcançadas, discute-se onde foi a falha e, se necessário, faz-se um redimensionamos do que foi estabelecido anteriormente.


Em todos os setores, tem-se a descrição do procedimento operacional e a instrução de trabalho (Figura 3), para que todos saibam como fazer as tarefas na ausência do responsável. Apesar de existir um rodízio em todas as funções, Maria Thereza considera importante ter uma regra estabelecida, para evitar erros e facilitar a comunicação.
Fazenda da Vovó

Figura 3 - Exemplo de procedimentos operacionais e instruções de trabalho

Fonte: Revista Leite Integral - Novembro de 2014


As ferramentas gerenciais usadas incluem desde organização das agendas até planos de ações, matrizes de preferência, reuniões motivacionais, dentre outras, que serão citadas a seguir.


A fim de organizar as rotinas de atividades, faz-se uso de agendas anuais, mensais, semanais e diárias. Segundo Maria Thereza, isso ajuda os funcionários a administrarem seu tempo, proporcionando melhor qualidade de vida e maior foco. "Em outubro, começamos a desenhar nossa agenda macro, onde apontamos atividades que devem ser feitas mensalmente ao longo do ano. A partir daí, fazemos os desdobramentos para as agendas mensais, semanais e diárias de cada funcionário. A agenda direciona a rotina e facilita o remanejamento das tarefas, caso ocorra alguma urgência, evitando acúmulo de atividades", explica.

São feitas reuniões mensais para discutir com a equipe quais são as prioridades e quem será o responsável por cada atividade. Dessa forma, há um envolvimento maior por parte dos colaboradores, que se sentem motivados a realizarem, da melhor forma possível, o que foi proposto, aprimorando o trabalho em equipe e deixando-os orgulhosos por alcançarem os objetivos.


As ferramentas ligadas a organização e administração de tempo, muitas vezes apontam a necessidade de remanejamento de funções, por falta de aptidão para determinado trabalho, ou treinamento mais especifico de determinado funcionário. "Quando as tarefas começam a atrasar demais, entendo isso como um alerta", explica Maria Thereza.


Os check lists são usados para nortear as visitas de Maria Thereza e maximizar seu tempo dentro da fazenda, além de direcionar as tarefas a serem realizadas na sua ausência. Alguns são feitos por ela e outros pelos funcionários, de acordo com a necessidade de cada setor.

Flavia Fontes, Revista Leite integral - texto adaptado