Gerenciamento dos custos da produção - A importância da escolha da melhor ferramenta

A busca por um sistema gerencial que auxilie o produtor na medição e análise dos custos da produção deve ser criteriosa e planejada. Confira, neste artigo, os critérios mais indicados a serem considerados no processo de seleção do software e ponderações sobre os impactos relevantes de uma escolha acertada. “Implantar softwares para a gestão financeiro-econômica especializada na temática rural configura-se, hoje em dia, num caminho lógico e fácil a ser seguido”, segundo a autora.

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Profissionalismo, planejamento e acesso a informações confiáveis são fatores de elevada importância estratégica para empresários rurais de todas as atividades agropecuárias e, na Pecuária de Leite, isso não é diferente. No cenário atual, sob condições acentuadas de riscos e incertezas no negócio, é imprescindível o gerenciamento de forma otimizada e a tomada acertada de decisões com base em informações técnicas, econômicas e mercadológicas. O custo de produção, como elemento representativo de um arcabouço de dados disponíveis para o gestor, deve ser obtido e analisado por meio de uma sistemática efetiva e de fácil utilização.

Vários são os fatores que contribuem para a formação do custo de produção, seja do leite, da recria, de volumosos, etc. Certamente, eles vão definir o sucesso ou não do empreendimento. Portanto, a rápida identificação dos principais gargalos dentro do sistema produtivo pode motivar intervenções a fim de aumentar a eficiência de forma globalizada. Entretanto, mesmo diante desta constatação, boa parte dos produtores rurais adota decisões condicionadas apenas à experiência na atividade, à tradição, ao potencial da região e à disponibilidade de recursos financeiros e de mão-de-obra. Verificar que a rentabilidade é ou está baixa não é tarefa difícil. Contudo, o produtor encontra dificuldade em quantificar e identificar os pontos de estrangulamento da atividade produtiva. Por isso, o processo de coleta de dados, análise e concentração de esforços em uma boa gestão de custos pode garantir a sustentabilidade do negócio.

Diversas propriedades rurais, em especial na atividade leiteira, que não têm controle dos seus custos e orçamentos, fatalmente enfrentarão obstáculos como: a) desconhecimento do resultado do negócio; b) aumento ou diminuição das atividades exploradas sem planejamento; c) investimentos desnecessários; d) propensão ao endividamento e consequente falta de crédito; e) perda de ganhos obtidos por produtividade; f) descapitalização; g) aumento dos custos financeiros; g) margens de lucros declinantes; dentre outros.

FERRAMENTA GERENCIAL COMO SOLUÇÃO

A falta de conhecimento abrangente e atualizado sobre os diversos aspectos do comportamento das finanças da atividade é o grande incentivador da busca por sistemas adequados para a inserção, armazenamento e consulta dos dados da produção. E, considerando os avanços tecnológicos já alcançados e a facilidade de acesso a diversas opções, implantar softwares para a gestão financeiro-econômica especializada na temática rural configura-se, hoje em dia, num caminho lógico e fácil a ser seguido. A utilização destas ferramentas pode ser adotada diretamente pela fazenda ou por intermédio da sua equipe de assistência técnica. A escolha do formato e dos agentes responsáveis pela implementação da gestão automatizada pode variar de acordo com o porte e a estrutura da empresa rural.

Com isso, o empresário rural saberá como produzir visando obter os melhores resultados econômicos possíveis. A análise sobre os custos de produção são importantes para o fornecimento de subsídios objetivando o uso mais racional dos fatores produtivos, favorecendo o aumento da renda do produtor rural, uma vez que, na atividade leiteira, como nas demais commodities, a formação de preço de venda é restrita ou até mesmo ausente. Por isso, produzir da forma mais eficiente e eficaz possível é chave do sucesso na atividade.

A decisão em relação a um sistema gerencial automatizado de informações que atenda às demandas do negócio é fundamental para que o produtor rural esteja bem informado sobre a composição e o comportamento de seus custos; bem como para elaborar estratégias de ação fundamentadas em dados confiáveis, de forma ponderada, e que busquem as melhores alternativas possíveis.

RELATÓRIOS GERENCIAIS

Outro aspecto relevante, também inerente à implantação de um sistema informatizado de qualidade, diz respeito à possibilidade, viável através dos aplicativos existentes nos melhores softwares, da visualização antecipada de restrições, dificuldades e, até mesmo, oportunidades por meio de projeções simuladas em relação aos elementos componentes do custo rural. Um exemplo bastante ilustrativo desta funcionalidade é o ‘Fluxo de Caixa’ (Fig. 1), que abrange os montantes atuais e futuros dos valores de entrada e saída durante determinado tempo.

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O posicionamento do gestor em relação à situação financeira da propriedade também pode receber a contribuição valiosa de outros gráficos de acompanhamento, tais como o do ‘Ponto Equilíbrio’ (Fig. 2) que aponta o momento em que as receitas totais se igualam aos custos totais.

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A atribuição de pesos para a efetiva participação dos centros de custos ou produtos em termos de geração de receita ou necessidade de capital, constante no relatório ‘Curva ABC’ (Fig. 3), além de permitir a visualização clara do perfil do negócio, gera subsídios para ações gerenciais.

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CRITÉRIOS PARA SELEÇÃO


Vale ressaltar aspectos relevantes que devem ser ponderados por ocasião da seleção do programa gerencial apropriado:
• Abrangência do aplicativo. Há que se fazer uma comparação entre o que o software possibilita em termos de controles dos dados financeiros e as demandas do negócio.
• Interação com a gestão produtiva. Deve-se buscar por um software que viabilize também a gestão de índices específicos da atividade para que tais dados gerem resultados gerenciais obtidos por meio da ponderação de todos os elementos que formam os custos.
• Frequência de atualização. A qualidade do software também pode ser avaliada em função dos avanços tecnológicos implementados, visando acompanhar demandas em formação.
• Suporte técnico. A nova tendência em termos de softwares é o atendimento continuado aos seus usuários. Além da otimização do uso da ferramenta, a prestação de serviços permite trocas de informações e colaborações importantes para o posicionamento do negócio no mercado.
• Padrões de desenvolvimento. Processos de desenvolvimento da TI certificados e reconhecidos reduzem a incidência da necessidade de manutenção no software e garantem a consistência dos aplicativos.
• Segurança dos dados. O sigilo e a ética no tratamento das informações é imprescindível.
• Relatórios gerenciais. Softwares de qualidade oferecem relatórios regularmente utilizados na gestão, além da disponibilização da criação de demonstrativos específicos para determinadas demandas.

Face ao exposto, é possível concluir que empresários rurais precisam administrar seus fatores escassos de produção, bem como o trinômio terra, capital e trabalho, de forma eficiente, ágil, racional e produtiva que garanta à sua empresa a manutenção e o desenvolvimento no mercado competitivo. Sendo que tais fatores (de produção) podem ser mensurados e racionalizados por meio da apuração do custo de produção, subsidiando o gerenciador na tomada de decisões referentes ao planejamento e à execução de atividades, advindos das informações obtidas pela elaboração do custo.

A gestão dos custos de produção, contudo, necessita de mudanças do paradigma organizacional, pois novos processos e ações são implementados com o objetivo de se obter informações. Havendo um direcionamento com base na consideração dos aspectos da Gestão de Pessoas, o simples fato de controlar os custos fará com que toda a equipe passe a dar mais importância a detalhes que antes passavam despercebidos. Tal procedimento, em muitos casos, inclusive na produção rural, pode levar a uma melhoria na postura capaz de, por si só, reduzir os custos.

Uma análise cautelosa do comportamento do mercado do agronegócio permite afirmar que o conhecimento tem sido uma importante ferramenta para o sucesso nas organizações, considerando que, a partir do domínio do saber, é possível desenvolver estratégias competitivas no cenário em que a propriedade está inserida. Para tal, a seleção do melhor sistema automatizado de gestão tem papel relevante, posto que sua implementação deverá causar uma profunda transformação no empreendimento como um todo.

Por Leonora Duarte, administradora e especialista em gestão estratégica do agronegócio, pós-graduanda em gestão de processos de negócio, gerente de atendimento ao cliente IDEAGRI.