O acompanhamento administrativo da empresa assume importância primordial quando consideramos o cenário atual de mercados flutuantes. As ferramentas de gestão financeira e econômica são fundamentos que devem estar presentes em qualquer sistema produtivo, seja ele pequeno, médio ou grande.
Este artigo tem como objetivo discutir questões ligadas à metodologia, apuração e meios para contabilização e uso dos controles financeiros e econômicos nas empresas rurais.
Para que serve um controle de finanças dentro de uma empresa?
O mercado mundial, principalmente o do agronegócio, tem passado por grandes mudanças. Essas mudanças estão diretamente ligadas aos avanços tecnológicos e, principalmente, à melhoria de qualidade do produto final. Outros fatores, tais como custos dos insumos usados na produção e meios como estes insumos são transportados, interferem no valor final do produto. No entanto, o produtor rural, o gestor e o técnico não conseguem repassar seus custos aos produtos agropecuários.
Considerando que a grande maioria dos produtos agropecuários são commodities, ou seja, produtos com preços estabelecidos pelo mercado, é interessante que o gestor use ferramentas que possibilitem previsões de caixa, tracem melhores estratégias de compra, mostrem análises de custos e outros fatores, para tornar a atividade competitiva ao mercado. Quando os controles financeiros e zootécnicos são bem feitos, a empresa se torna competitiva.
Como iniciar um controle de finanças?
Antes de começar um trabalho de controle de finanças em uma empresa, as prioridades devem ser avaliadas. Estas questões resumem-se em saber quais as expectativas e necessidades. O início do trabalho de controle de finanças, na maioria dos casos, faz com que a empresa passe por grandes mudanças. O empresário e os responsáveis pelos controles dentro da fazenda precisam estar cientes destas mudanças para que sejam os pontos de apoio dentro do processo. É uma tarefa difícil e ao mesmo tempo essencial ao trabalho que será realizado na empresa.
Após apurar a necessidade da empresa, é hora de buscar o foco inicial do trabalho, traçando um cronograma que definirá qual método será utilizado. Este cronograma nada mais é que o espelho da necessidade da empresa. Neste início, busca-se saber se a empresa está preocupada em descobrir qual o custo em R$/unidade produzida (controle de custo); se o interesse é dar foco ao caixa da empresa, programando recebimentos e pagamentos (fluxo de caixa); ou ainda, focar no ponto que mostra o comportamento da empresa dentro de um período estabelecido (orçamento anual), permitindo que se tracem estratégias de venda, de animais e leite, por exemplo, bem como de compra de insumos.
Quais são as principais dificuldades em desenvolver um trabalho de finanças?
É preciso definir os responsáveis pelos controles dentro da empresa. As pessoas somente executam com eficiência suas tarefas quando as conhecem em detalhes e sabem a importância do que estão fazendo. Os dados coletados por essas pessoas serão transformados em informações que, por sua vez, fazem parte das análises financeiras e econômicas. Fica clara, assim, a exigência de que estes dados sejam confiáveis e seguros.
Não se deve tentar fazer tudo de uma só vez. Estabeleça um cronograma. Lembre-se de que quanto maior o numero de informações necessárias, maior deve ser a dedicação das pessoas envolvidas.
Considerações importantes no início do trabalho:
•Qual é a estrutura física da propriedade?
•Qual o perfil da mão-de-obra envolvida?
•Já existe controle de estoque?
•Qual o grau de informatização?
•Quais as ferramentas (softwares, equipamentos) disponíveis? Quais serão necessárias?
Essas e outras perguntas devem ser feitas visando estabelecer a necessidade e definição de recursos.
Quais são os principais itens trabalhados nas finanças de uma empresa rural?
Dentre os métodos de gestão administrativa, com foco em controles financeiros, destacam-se:
•Controle de custos;
•Fluxo de caixa;
•Plano orçamentário.
Fluxo de caixa
Mostra uma visão financeira. Tem a finalidade de contabilizar as receitas e despesas, funcionando, assim, como uma grande agenda financeira. Identifica data, valor, fornecedor, clientes e saldo em conta.
Uma vantagem adicional é que, quando as receitas e despesas são classificadas, há uma visão gerencial das informações.
Seu uso direciona a dinâmica de recebimentos e pagamentos. O sucesso na contabilização e uso do fluxo de caixa é fundamentado na agilidade em contabilizar as informações, realizar a conciliação bancária e no nível de dedicação dos gestores.
Veja um exemplo gráfico de acompanhamento de fluxo de caixa:
Fonte: IDEAGRI
Plano orçamentário
Mostra uma visão de futuro. Seu objetivo é ser uma referência na projeção das receitas e despesas previstas, fundamentadas em parâmetros técnicos e análises de mercado.
O orçamento aplica-se como a projeção de grandes metas. As avaliações das receitas e despesas previstas versus realizadas predizem com agilidade as ações a serem efetuadas.
O plano orçamentário deve ser o “patrão” da propriedade. O orçamento é que irá direcionar as estratégias de compra, venda, investimentos, distribuição de resultado e, até mesmo, captação de recursos. A chave para o sucesso do orçamento está no amplo conhecimento das tendências de mercado e interação entre técnicos e gestores.
Veja um exemplo gráfico de acompanhamento de planejamento orçamentário:
Fonte: IDEAGRI
Custo de produção
Mostra uma visão de consumo. Os dados são gerados quando se aplica/utiliza insumos e serviços.
Possibilita individualizar resultados das diversas atividades produtivas, contabiliza e informa quais são os gastos diretos e indiretos, custos fixos e variáveis, depreciações, custo econômico e ponto de equilíbrio produtivo.
O seu principal objetivo é consolidar uma análise econômica da atividade. Seu uso fundamenta ferramentas de gestão, identificando pontos de eficiência e ineficiência e direciona possíveis ações corretivas dentro do sistema produtivo. Mediante depreciações, provisiona recursos para se reinvestir na atividade. Aspectos como coleta correta de dados e padrão de metodologia são os pontos limitantes e cabíveis de falha.
Para a realização do controle de custos da empresa, a junção de três ações é fundamental:
1.Gestão de estoque;
2.Gestão dos índices zootécnicos;
3.Boa estratégia de compras.
Veja um exemplo gráfico de apuração de custos:
Fonte: IDEAGRI
Conclusão
O principal intuito das ações é a geração de resultados eficazes e mensuráveis. Os controles permitirão que o produtor rural tenha uma nova visão administrativa de seus negócios, passando a atuar como empresário rural e a tratar sua propriedade como empresa.
O artigo foi adaptado por Heloise Duarte, equipe IDEAGRI, a partir de material publicado por Felipe Cury, originalmente no site www.rehagro.com.br.