IDEAGRI CONTROL :: Comunicado aos instrutores/articuladores (SETEMBRO 2012)

Nesta comunicação, abordaremos os seguintes tópicos:

1) TRATAMENTO DE ANOMALIAS NO IDEAGRI CONTROL (parte 1)

2) PRAZO PARA LANÇAMENTO DE DADOS DO MÊS DE SETEMBRO


1) TRATAMENTO DE ANOMALIAS NO IDEAGRI CONTROL (parte 1)

O objetivo desta funcionalidade no sistema é viabilizar o registro de ocorrências imprevistas que alteraram os resultados (positiva ou negativamente). Além de registrar o que aconteceu, o usuário insere informações sobre as providências tomadas de imediato e demais observações relevantes para os gestores que acompanham o desempenho dos indicadores. Caso seja do interesse do usuário, o sistema disponibiliza ferramentas de gestão para a busca de possíveis causas do evento, com a proposição de planos de ação (que podem ser acompanhados, isto é, se foram ou não iniciados e se já foram concluídos).

Como deve ser feito no sistema?

O tratamento pode ser iniciado diretamente da tela ‘Lançamento de Resultados’, no Menu ‘Agir’. Isto é, ao identificar um resultado não-conforme, o usuário pode, naquele momento, registrar dados relevantes que justifiquem o resultado e, havendo necessidade, numa segunda etapa, buscar causas e propor ações. Portanto, o processo ocorre em duas etapas:

1ª) REGISTRO DA OCORRÊNCIA

Clicando no botão ‘CRIAR’ abaixo do campo de inserção do resultado, será aberta uma nova janela. Veja as explicações sobre os campos:

CAMPO

OBSERVAÇÕES

U.G. de Ocorrência

Este campo vem preenchido automaticamente, considerando a tela de lançamento de resultados, e não é passível de edição.

Setor Responsável pelo tratamento

O usuário pode selecionar outra UG para prestar contas da anomalia. Por exemplo, o resultado refere-se a uma turma, mas a UG responsável será a UG do instrutor.

Origem da anomalia

Após a seleção do ‘setor’, o sistema automaticamente aponta se a origem é ‘INTERNA’(mesma UG que registra é responsável) ou ‘EXTERNA’ (a UG responsável não é aquela em cujo painel de lançamento de resultados está sendo registrada a anomalia).

Abertura

Data automática: atual. Pode ser alterada.

Encerramento

Esta data pode ou não ser inserida. Todavia, ao inserir uma data de encerramento, o usuário não poderá mais editar o tratamento.

Responsável

O sistema puxa automaticamente o usuário que fez o login no sistema.

Tipo

Seleção entre ‘MÉDIA’ ou ‘GRAVE’ a critério do usuário.

Descrição da Anomalia

Campo para a inserção do resumo da ocorrência. O que de fato aconteceu. Recomenda-se um texto simples e que transmita a ideia principal do evento. Por exemplo: “Poucos alunos estiveram presentes porque houve uma mudança no local de realização da aula e nem todos foram avisados.”

Contra Medidas Imediatas

Caso o usuário já tenha realizado ações que visavam amenizar o resultados inesperados, o registro deve ser feito aqui. Texto simples e direto. Por exemplo: “O sindicato foi acionado para entrar em contato com os alunos faltosos.”

Observações

Este campo pode ser utilizado para a inserção de quaisquer informações complementares que o usuário julgar necessárias.

Os campos em amarelo são de preenchimento obrigatório.

Ao finalizar o preenchimento, clicar em ‘SALVAR’.

Veja que o tratamento fica registrado na tela ‘Lançamento de Resultados’, pois o botão ‘CRIAR’ é alterado para ‘TRATAR’.

2ª) TRATAMENTO DA ANOMALIA

A segunda etapa envolve o tratamento propriamente dito, ou seja, a busca pelas causas e a proposição de ações que visem corrigir (resultados negativos) ou padronizar como melhores práticas (resultados positivos).

Na próxima ‘COMUNICAÇÃO’, trataremos em detalhes das ferramentas disponíveis nesta funcionalidade, tais como o Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa) e o Ciclo PDCA (Deming).


2) PRAZO PARA LANÇAMENTO DE DADOS DO MÊS DE SETEMBRO

De acordo com a definição da GEPRO, os resultados de setembro deverão ser lançados no sistema até o dia 01/10/2012, segunda-feira.

Nossa equipe de suporte está à disposição para quaisquer esclarecimentos referentes à utilização do sistema.

Esclarecimentos sobre a metodologia, prazos, formato de cálculo e demais temas devem ser direcionados aos coordenadores.