Instruções básicas para a utilização do módulo da gestão econômico-financeira do IDEAGRI

Está com dúvidas para iniciar o controle de gestão na sua fazenda? Não perca tempo, clique e confira a dica: Instruções básicas para a utilização do módulo da gestão econômico-financeira do IDEAGRI. Confira o passo-a-passo para o cadastramento de: centros de custos, plano de contas, produtos, serviços, despesas e receitas.

 

No sistema IDEAGRI, as análises dos dados de gestão podem ser consideradas sob dois aspectos:

 

 Análise Financeira: esta análise considera os compromissos financeiros, ou seja, as entradas e saídas de recursos na instituição. Confira o passo-a-passo para o cadastramento dos centros de custo, plano de contas, produtos e serviços, despesas e receitas.


 Análise Econômica: nesta análise contabiliza-se tudo o que foi gasto, em determinado período, para a produção de um bem. Por exemplo: valores gastos com a produção do litro de leite ou da arroba de boi.

 

As duas visões são importantes e serão utilizadas em momentos distintos, de acordo com as necessidades da empresa rural.

 

A definição dos centros de custo e das contas gerenciais são os primeiros passos para se iniciar o controle pelo sistema. O passo-a-passo está disposto em etapas:


1) Cadastramento dos centros de custo;
2) Plano de Contas;
3) Cadastro de produtos e serviços;
4) Cadastramento de Despesas e Receitas.

 



1- Cadastramento dos centros de custo

 

Centros de custo são as unidades geradoras de despesas ou receitas dentro de um sistema. Estes deverão ser definidos de acordo com o que se deseja controlar dentro de uma instituição (considerando sua capacidade de registrar as despesas separadamente).


Para cadastrar o centro de custo, acesse o menu “Cadastros” e clique em “Centro de custo”. Para incluir um centro de custo, clique em “Incluir”, preencha os campos obrigatórios e, em seguida, clique em “Gravar”.


Atenção: fique atento à data de início do centro de custo. A data inserida neste campo deve ser a data de início dos controles.

 

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Observação: O sistema possui um centro de custo previamente cadastrado. A sua identificação pode ser alterada. Para isso, clique em “Filtrar”; abra o cadastro do centro de custo; altere o campo “Descrição” e clique em “Gravar”.


Fique atento à configuração do centro de custo. Um centro de custo pode ser:


• Produtivo: trabalha diretamente com a produção, ou seja, gera receita. Por exemplo, leiteria, engorda, silagem de milho entre outros.
• Rateado: é aquele que não produz, porém, gera despesa. Por exemplo, administrativo (DGA).
• Não produtivo e não rateado.

 


2- Plano de Contas 



O IDEAGRI possui um plano de contas já estruturado (padrão). Este plano deve ser adaptado à realidade da fazenda. Para isso, inative as contas que não serão utilizadas e, caso necessário, crie novas contas.


Conta gerencial é a classificação ou categorização da despesa/receita. O Plano de Contas deve expressar, por meio das contas contábeis, o negócio e a particularidade de uma organização.


Para incluir uma nova conta gerencial, acesse o menu “Cadastro” – botão “Contas Gerenciais”. Na tela que surge, marque a opção “Todas” e clique em “Filtrar”. Será exibido o plano de contas do sistema. Localize a conta gerencial a partir da qual se deseja criar uma subconta. Marque a mesma e clique em “Incluir”. Veja abaixo:

 

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Esta conta deverá ser configurada. Para maiores detalhes dos campos, acesse o Help.


Atenção:

• É possível criar contas somente a partir do 3° nível.
• Ao criar uma subdivisão para uma conta gerencial já existente e que possua lançamentos, os dados que estiverem na conta “mãe” serão realocados na 1º subconta criada.


3- Cadastro de produtos e serviços.


O IDEAGRI conta com mais de 10.000 produtos inativos já cadastrados. Estes produtos são medicamentos, herbicidas, fungicidas, inseticidas e etc. Antes de incluir um novo produto, certifique-se que o mesmo não se encontra cadastrado. Caso queira utilizar um produto existente no sistema, basta ativá-lo acessando o cadastro do mesmo.


No momento da inserção de produtos no sistema, é necessário sinalizar para o programa se o mesmo será gerenciado em estoque. Caso não queira controlar o produto em estoque, basta desmarcar a opção “Estocável”.


Para maiores detalhes sobre o controle de estoque no IDEAGRI, acesse a dica: Como gerenciar seu estoque.

 

4- Cadastro de Despesas e Receitas


A tela de despesa foi estratificada. Abaixo, seguem as informações detalhas dos campos obrigatórios (em vermelho) e alguns facultativos (em laranja). O cadastramento de receita segue a mesma lógica do de despesa.


Área Geral:

 

Para produtos não estocáveis e/ou serviços, o sistema considera a data de entrada (no caso de despesa) ou a data de saída (no caso de receita) para a apropriação dos custos.


Já para produtos estocáveis, a data de entrada se refere ao momento em que o produto foi contabilizado em estoque, sendo que, o valor do mesmo somente será apropriado para o (s) centro (s) de custos ao se informar a saída de estoque (consumo).


O campo “Data de entrada” não é de preenchimento obrigatório. Caso esta informação não seja inserida, o valor da despesa não será contabilizado nos custos de produção e se o produto for estocável, a quantidade do mesmo não será incluída no estoque.

 

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Área Dados Padrão:


Antes de inserir os itens da nota, caso queira informar o valor unitário do (s) produto (s) e/ou serviço (s), marque a opção correspondente no campo “Tipo de lançamento”.

 

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Área Itens:

 

Insira na aba “Itens” todos os produtos/serviços que compõe a despesa.

 

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Atenção: somente os campos em "amarelo", no grid da tela de itens, podem ser preenchidos. Os campos em "cinza" são preenchidos automaticamente pelo sistema.


Área Pagamentos:

 

A análise financeira é obtida através das informações inseridas área.

 

 

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Após informar todos os dados da despesa, clique em “Gravar”.

 


 

 

 

 

 

 

IMPORTANTE: temos, em todas as telas do Ideagri Desktop, o acesso à ajuda do sistema (Help). Na ajuda das telas, é possível saber a finalidade de cada campo. Além disso, é possível visualizar no Help as dicas que são publicadas em nosso site. As dicas detalham e ilustram determinados processos.

 

 

Há três formas de se acessar o MANUAL do Sistema: 

(1) Através do botão de ajuda presente na parte inferior de todas as janelas:

help.jpg

Ao clicar no '?', será mostrada um dica rápida:

dica.jpg

Para acessar o 'Help' basta clicar em '?'.

 

(2) No Menu Utilitários, botão Manual (Help).

menu-utilitarios.jpgseta.pngmanual.jpg

 

(3) Ou pressionando a tecla de atalho F1 na janela da rotina a ser pesquisada.

3ª opção