Inventários físicos: a importância da acuracidade dos estoques - Cezar Sucupira e Cristina Pedreira
Chega de colocar a culpa dos erros de estoque no sistema informatizado. O sistema não trabalho sozinho! O estoque é responsabilidade de todos os envolvidos direta ou indiretamente com os produtos, desde o cadastramento até a entrega ao usuário final. No artigo, confira procedimentos para se ter um controle de estoque confiável.
Cezar Sucupira
Cristina Pedreira
1. Conceitos e importância da acuracidade1 de estoques
Com as organizações buscando trabalhar com menores custos operacionais e, concomitantemente, com menores investimentos em ativos circulantes, os estoques tem sido administrados para ficarem cada vez mais enxutos, isto é, para uma mesma demanda, mantemos estoques cada vez menores. Sendo assim, torna-se necessário o extremo cuidado com as informações de estoque, para que os saldos em estoque demonstrados nos sistemas informatizados mantenham perfeita sintonia com os saldos físicos existentes nos depósitos.
Quando esta acuracidade não existe, os riscos de faltas e sobras de materiais e produtos torna-se altamente relevante, podendo causar problemas, principalmente de compras desnecessárias ou desperdício de produtos.
O que é acuracidade de estoques?
Acuracidade de estoque é um indicador da qualidade e confiabilidade da informação existente nos sistemas de controle, contábeis ou não, em relação à existência física dos itens controlados.
Quando a informação de estoque no sistema de controle, informatizado ou manual, não confere com o saldo real, dizemos que este inventário não é confiável ou não tem acuracidade. A falta de confiabilidade nas informações afeta todos os setores da empresa, desde o nível gerencial até o operacional. Uma informação errada dos saldos em estoque pode levar a uma decisão equivocada na área de planejamento de estoques ou compras, atrasar a produção ou até mesmo ocasionar a falta do produto para o cliente.
A fórmula utilizada para calcular a acuracidade pode ser vista abaixo:
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Divergências e tolerâncias de contagem
Um aspecto a ser considerado é o que chamamos de divergência, medida conforme fórmula abaixo:
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A importância do cálculo das divergências é para identificar se os erros de estoque têm grande relevância em relação aos saldos controlados pelo sistema ou se as diferenças são residuais, tipicamente resultantes de pequenos erros de contagem.
As divergências podem em alguns casos, não serem consideradas como erros de inventários quando o item inventariado está sujeito a apresentar erros pelo próprio processo de contagem. Esta tolerância é muito comum ser definida para itens cujas unidades de medida são baseadas em peso ou quando, apesar da unidade de medida ser unidade inteira, o método de conferência quantitativa ser feito através de pesagem, em virtude das peças serem de muito pequeno tamanho (contagem por balança conta-peças).
A tolerância é o grau de aceitação do erro, isto é, da divergência conceituada no item anterior, sem que este desvio seja ajustado. Itens típicos de serem tratados com tolerância de medição são os itens higroscópicos, que sofrem influência do grau de umidade do ambiente, aumentando ou diminuindo seu peso e, portanto, sofrendo diferenças quantitativas quando pesados.
Quando acontecem erros na confrontação dos registros de estoque com as quantidades físicas existentes, algumas pessoas preferem colocar a culpa pelos erros no sistema informatizado da empresa, como se o sistema conseguisse trabalhar sozinho. Se as informações estão erradas é porque o sistema não está sendo utilizado da maneira correta e, portanto, a culpa é dos usuários que não colocam as informações corretas no sistema. Não será a implantação de sofisticados sistemas de processamento de dados que aumentará a precisão das informações de estoque. O estoque é responsabilidade de todos os envolvidos direta ou indiretamente com os itens, desde o cadastramento até a entrega ao usuário final.
Inventários físicos e inventários contábeis
É importante esclarecer que a medição da acuracidade que interessa ao processo de planejamento dos estoques e atendimento aos clientes internos e externos é a comparação entre as quantidades físicas dos materiais existentes nos depósitos e as registradas nos sistemas computadorizados.
Nesta maneira de calcular a acuracidade, não se dá exagerada importância aos aspectos financeiros envolvidos na contabilização dos ativos. Do ponto de vista operacional, o que interessa é a existência ou não de itens com erro. Se o erro é positivo ou negativo, não importa; existem erros que poderão causar problemas às operações da empresa.
Vemos muitas empresas que alardeiam um alto índice de acuracidade porque o total da diferença encontrada no final do ano foi um valor muito pequeno. Ora, isto não tem nada a ver com a problemática da acuracidade sendo somente um indicador de que o total contabilizado não está muito diferente da soma dos valores dos itens existentes em estoque. É uma visão puramente patrimonialista e não de perfeição de processos. Podemos estar com itens com divergências positivas (sobras) e outros itens com divergências negativas (faltas), mas no final estas diferenças podem se anular do ponto de vista contábil.
Devemos substituir a prática de inventários gerais anuais por sistemas de inventário permanente para manter sempre corretas as quantidades e valores dos sistemas de controle. Não adianta ter tais quantidades corretas somente uma ou algumas vezes ao ano.
2. Métodos de realização de inventários físicos
Existem quatro tipos de procedimentos para inventários. Cada empresa vai escolher o tipo que mais se coaduna ao seu ambiente. O que vamos demonstrar no próximo quadro são as diversas visões de cada um destes métodos de inventário:

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Inventário geral
É um processo de contagem física de todos os itens da empresa em uma data pré-fixada. É utilizado, usualmente, no fechamento contábil do exercício anual ou em inventários mensais/trimestrais, para “fechamento” dos custos de produção.

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Inventário dinâmico
É um processo de contagem física de um item sempre que este atinge alguma situação pré-definida.
Uma oportunidade de contagem poderá acontecer quando o estoque ou o endereço de armazenagem do item fica zerado. Neste momento então se processa uma verificação do estoque para ver se realmente o estoque do item ou do endereço se esgotou.
Outra oportunidade de contagem seria quando o item atingisse o nível de seu estoque de segurança registrado no sistema de controle. Este pressuposto se baseia no fato de que se o item já está igual ou abaixo do estoque de segurança, qualquer erro que haja poderá aumentar o risco de algum desserviço aos clientes in ternos ou externos.
Raciocínio semelhante ao anterior é quando se realiza um inventário do item quando este atinge o ponto de reposição registrado no sistema.
A vantagem deste tipo de inventário é economizar os recursos do pessoal do depósito, que só aplicarão esforços em fazer contagens quando os itens estiverem em situação próxima à ruptura o que também vem a trazer uma redução de tal risco.
Inventário rotativo:
É uma contagem física, feita de maneira contínua, dos itens em estoque, programada de modo que os itens sejam contados, de acordo com sua popularidade, a uma freqüência pré-determinada.
Estas contagens são feitas normalmente na temporalidade diária, quase sempre ao iniciar o dia de trabalho.
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Uma desvantagem que pode ser levantada é a dificuldade de utilizar os funcionários dos depósitos diariamente para fazer as contagens. Neste caso o melhor a fazer é estabelecer uma pequena quantidade de horas diariamente, em um horário de menor nível de operações, para fazer o inventário rotativo de alguns itens de forma a não prejudicar o andamento do trabalho.
Inventário por amostragem
É empregado em procedimentos de auditoria, valendo-se de uma abordagem estatística. Neste caso são contados apenas alguns itens que representem uma boa amostra do universo de itens da empresa e, pelo resultado da amostragem, se infere se os métodos de controle estão sendo bem executados.
Este método é muito recomendado quando a acuracidade dos estoques é mantida através de inventários rotativos e há uma exigência de auditoria ao final do exercício contábil para que sejam feitos inventários gerais (que são então substituídos pelos amostrais).
3. Modelo de programa de acuracidade de estoques
Quando uma organização toma a decisão de examinar seus procedimentos de controle de estoques em virtude de estar se deparando com a ocorrência de muitos erros, é recomendado que se faça um planejamento das ações a serem tomadas para implementação de um Programa de Acuracidade de Estoques.
Um modelo de tal programa, com três etapas para implementação e que proporciona excelentes resultados, pode ser visto no quadro seguinte:
PROGRAMA DE ACURACIDADE DE ESTOQUES
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Vamos em seguida detalhar as etapas deste método de manutenção da acuracidade de estoques:
Primeira etapa: Identificação das causas dos erros de estoque
Conforme pode ser visto no modelo acima, inicia-se o programa com a seleção de um grupo de itens, procurando-se mesclar aqueles mais movimentados com alguns de menor popularidade e de características físicas ou de localização especiais, para que sejam inventariados continuadamente, diariamente.
Normalmente é possível se trabalhar com uma seleção de 50 a 100 itens diferentes ou 50 a 100 endereços diferentes (se o modelo escolhido for de inventários por endereços e não por itens).
Estes itens ou endereços são contados diariamente e todas as diferenças encontradas de um dia para outro deverão ser investigadas em busca da causa da divergência, o que se torna mais fácil devido ao conceito de “trilha fresca”, pois um erro aparece logo no dia seguinte a uma contagem achada correta.
Depois de encontrada a causa do erro, é necessário que se avalie o processo causador do erro para se descobrir a maneira de evitar sua ocorrência através de uma mudança de procedimento ou, se o erro é de causa puramente humana, deve-se proporcionar ao pessoal o devido treinamento para que o fato não mais ocorra.
Assim que as contagens diárias sucessivas param de ter diferenças, dá-se esta primeira etapa como encerrada e passa-se para a etapa dos inventários rotativos. É interessante notar que, se param de haver diferenças naquela amostra fixa, é que conseguimos implementar processos e treinar o pessoal de maneira a evitar a ocorrência de erros com a freqüência indesejada que havia antes do início do programa.
Segunda etapa: Implementação do método de inventário rotativo
Nesta segunda etapa, inicia-se o inventário rotativo segundo as premissas decididas no planejamento do mesmo.
Estas premissas são as seguintes:
• Tipo de contagem: as contagens podem ser feitas por item ou por endereço.
• Temporalidade: através de um processo de classificação dos itens em termos de sua popularidade, definem-se quantas contagens deverão ser feitas de cada item ao longo de um período anual. Caso a contagem seja por endereços, podemos aumentar a freqüência de contagens já que esta maneira de inventariar é mais produtiva, consumindo menos tempo do pessoal do depósito.
• Equipe e horário de contagem: é importante que seja selecionada uma equipe constituída de pessoal com experiência nas operações do depósito, preocupando-se também em ter na equipe alguém com habilidade para conciliação das transações de estoque no sentido de descobrir causas das diferenças eventualmente encontradas. Quanto ao horário de efetuar a contagem, sugere-se sempre o horário de início de expediente, porém, outros horários podem ser definidos se no início do expediente a possibilidade de trabalho da equipe for muito prejudicada pelas operações do depósito. O tamanho da equipe e o intervalo de tempo de dedicação diária devem ser ajustados ao longo do tempo, de maneira a se adequarem a temporalidade definida anteriormente.
• Definir método de ajuste e auditoria: após o processo de conciliação de informações e encontrando-se ou não razões claras que expliquem as diferenças percebidas no inventário rotativo, efetuar o ajuste do estoque no sistema com a devida anuência do pessoal da área de contabilidade ou auditoria, de acordo com as normas da empresa. Na impossibilidade deste ajuste ser feito imediatamente, deve-se providenciar uma transação no sistema colocando aquela quantidade faltante ou sobrante em uma situação de bloqueio, para que o sistema não venha a autorizar transações que possam causar cancelamentos de notas fiscais ou ordens de serviço. É importante manter registros estatísticos do número de itens e endereços contados, corretos e errados, assim como as quantidades e percentuais de diferença, também em valor.
Terceira etapa: Inventário por amostragem anual
Este processo de aferir se o método de inventário rotativo está proporcionando os resultados esperados, deve ser aplicado anualmente ou em qualquer época em que se desconfie da acuracidade dos estoques pela repetição continuada de divergências.
Para esta terceira etapa, devemos atender às seguintes premissas:
• Selecionar amostra: escolher um grupo de itens segundo critérios amostrais de relevância, para realizar contagens e comparações com os registros do sistema. Estas comparações devem levar em consideração as tolerâncias de contagem admitidas para os itens da amostra.
• Planejar e realizar o inventário: Como se trata de um procedimento típico de auditoria, é necessário que haja um planejamento eficiente das contagens para garantir a segurança dos dados levantados.
• Decidir necessidade de mudanças no inventário rotativo: De acordo com o resultado da amostragem feita, poderá ser necessário aumentar a rigidez e freqüência das contagens do inventário rotativo, ajustar pessoal da equipe de contagem ou mesmo, na hipótese de resultados acima da expectativa, reduzir a intensidade das contagens rotativas.
4. Principais causas de erros na realização dos inventários
A falta de planejamento para realização dos inventários é um dos principais motivos para o seu insucesso. A preparação prévia do ambiente a ser contado elimina muitos erros e aumenta a produtividade do pessoal envolvido com as contagens.
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5. Identificando as causas da inacuracidade dos estoques
Para identificar as causas dos erros de inventário pode-se utilizar o diagrama de Ishikawa, conhecido também por diagrama espinha de peixe.
Este diagrama pode ser utilizado para a análise de problemas organizacionais genéricos, como a análise de acuracidade de estoques. É muito utilizado em situações onde existe um efeito indesejável bem identificado.
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Em empresas industriais que utilizam sistema de baixa automática das quantidades dos componentes quando da abertura ou fechamento das ordens de produção, o cadastramento deficiente das estruturas de produto é uma das causas da ocorrência de erros de inventário. Também nos casos de retrabalhos na produção, muitos materiais são consumidos à mais, sem a devida baixa em estoque de tais quantidades perdidas.
6. Dicas para o sucesso do processo de inventário
Abaixo informamos algumas providências que podem facilitar e reduzir as possibilidades de erros durante os inventários:
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7 – Conclusão
A qualidade do processo de planejamento de estoques e a conseqüente possibilidade de oferecermos o melhor serviço ao cliente, seja ele interno ou externo, são dependentes de maneira direta ao nível de acuracidade dos estoques.
Manter a precisão dos registros de estoque através de zelosos cuidados com cadastros dos itens, uso de softwares de gestão e coleta de dados adequados, e sistemas de inventários permanentes, é tarefa dos profissionais que primam pela qualidade e eficácia dos processos sob sua responsabilidade.
1 Neste artigo utilizaremos o neologismo acuracidade em lugar do termo acurácia que é o termo descrito nos dicionários para representar precisão. Em 1980 o autor, ao traduzir um artigo em inglês sobre o assunto, traduziu o termo accuracy erradamente como acuracidade. Como foi um texto pioneiro e amplamente divulgado através de cursos e palestras ministrados pela Cezar Sucupira Educação e Consultoria Ltda para mais de 30.000 profissionais nestes 28 anos, este termo passou a ser utilizado amplamente por diversos autores em artigos, livros e seminários.
Fonte: http://www.cezarsucupira.com.br
Cezar Sucupira: sucupira@cezarsucupira,com.br
Cristina Pedreira: cristina@cezarsucupira.com.br