Medir é a forma mais eficaz de diagnosticar a sua atividade, por Eduardo Diniz e Renan Junqueira, Equipe ReHAgro

No âmbito das empresas rurais brasileiras, são frequentes os casos nos quais as decisões são tomadas apenas pelos “achismos”. Ou seja, acredita-se que uma dada situação está acontecendo e, sem instrumentos de medida eficientes, decisões são tomadas, mesmo na ausência de dados reais.

É comum encontrarmos proprietários dizendo não terem “problemas com a reprodução de seus animais” ou mesmo que, em suas propriedades, “já não morre uma bezerra há muito tempo”. No entanto, quando iniciam o processo de levantamento de dados, tais suposições não se confirmam. Muitas vezes há grande surpresa ao começar a medir determinados itens dentro das propriedades leiteiras.

Partindo do pressuposto que medir é uma forma muito eficaz de diagnosticar determinada atividade, a gestão por índices e metas pode ser uma forma inteligente e fácil de alcançar os resultados esperados. Esse método vai gerar números que auxiliam a enxergar a real situação do negócio e, assim, buscar melhorias dentro de focos que realmente possam gerar melhores resultados. Outro ponto importante é a utilização dos índices obtidos como ferramentas para a motivação das pessoas. Desta forma, cabe aos produtores buscar eficiência no gerenciamento interno de suas empresas rurais.

Gerando os índices

Antes do início da gestão por índices e metas, precisamos definir quais serão os índices e setores monitorados. Veremos adiante que, nem sempre os índices serão os mesmos para as diferentes realidades das propriedades. É importante lembrar que os índices escolhidos serão fundamentais para a tomada de decisão e que, por isso, a má escolha dos índices monitorados poderá ocasionar perdas significativas no alcance dos resultados esperados.

Para auxiliar na escolha dos índices a serem controlados, é necessário o entendimento de quais são os “fatores críticos de sucesso da empresa rural”. De acordo com Porter, “fatores críticos de sucesso de uma empresa são aqueles que, dependendo de seu desempenho, determinam se a empresa está condenada ao insucesso”. Ao serem identificados os fatores críticos de sucesso, definem-se quais os itens da produção que, uma vez monitorados, podem gerar resultados realmente significativos para a empresa. Este é o momento de definir o que realmente merece ser monitorado.

Podem ser citadas como exemplo, fazendas que tem como objetivo a comercialização de animais com alto padrão genético. Muitas vezes, tais propriedades focam seus esforços em produzir embriões com o máximo de eficiência e custos baixos, mas não se preocupam com as altas taxas de mortalidade na recria ou com o ganho de peso médio durante a fase de recria.

Desta forma, fica caracterizada a necessidade de entender quais são realmente os fatores geradores de sucesso em cada realidade específica.

Outra grande vantagem da gestão por índices e metas é a possibilidade de comparação dos resultados entre propriedades distintas que utilizam sistemas de produção semelhantes. Assim, é possível enxergar oportunidades de ganhos de eficiência e possíveis desvios negativos nos resultados. Assim, é interessante trabalhar com índices já conhecidos e possíveis de serem comparados.

Veja, a seguir, um exemplo de Benchmarking:
Imagem

Fonte: IDEAGRI. Dados ilustrativos, recortados do relatório “Benchmarking” do IDEAGRI, obtidos considerando 10 fazendas com sistemas de produção similares. O relatório integral apresenta a comparação entre 71 índices zootécnicos.

Uma etapa que requer atenção especial na geração de índices é a coleta de dados, pois os dados coletados serão os responsáveis pelo resultado final e, dados coletados erroneamente podem gerar tomadas de decisão não acertadas.

Supondo que, fosse interesse de uma fazenda saber a taxa de concepção de vacas, mas não existissem anotações de inseminação ou cobertura e dos diagnósticos de gestação, o insucesso do cálculo do índice estaria caracterizado antes mesmo do processo ser implementado de forma integral. Esse parece um exemplo simples, mas demonstra um princípio essencial da coleta de dados: somente será possível calcular índices onde e quando houver informações corretas disponíveis.

A partir do momento da obtenção de dados confiáveis, é possível iniciar o cálculo dos índices específicos, aplicando a cada um a metodologia de cálculo própria. Abaixo, seguem alguns exemplos de índices amplamente utilizados em propriedades leiteiras de todo o mundo:

Taxa de concepção

Corresponde à porcentagem de animais que ficaram gestantes dentre todos aqueles que foram cobertos ou inseminados em determinado período de tempo. Seu cálculo é feito dividindo a quantidade de animais que ficaram gestantes no período por todos aqueles que foram cobertos ou inseminados. Taxas de concepção podem ser analisadas em função do inseminador, do touro, do número de inseminações, etc.

Veja, as seguir um exemplo da taxa de concepção por inseminador:
Imagem
Fonte: IDEAGRI. Dados meramente ilustrativos.

Taxa de serviço

Corresponde à porcentagem de vacas que foram inseminadas ou cobertas dentre todas as vacas aptas no plantel num período de 21 dias. É calculada dividindo o total de vacas cobertas ou inseminadas pelo número de vacas aptas em um período de 21 dias. As vacas aptas são compostas pelas vacas vazias com os dias em lactação (DEL) acima do período de espera voluntário (PEV) mais a estimativa, pela taxa de concepção, das vacas que foram inseminadas e não ficaram gestantes.

Taxa de prenhez

Corresponde à porcentagem de vacas que ficaram prenhes dentre todas as vacas aptas do rebanho num período de 21 dias. É um índice muito importante que demonstra a velocidade que as vacas ficam prenhes. Basta dividir o número de vacas que ficaram gestantes entre as vacas que estavam aptas a serem inseminadas em um período de 21 dias. Este número é o produto entre a taxa de serviço e a taxa de concepção.

Veja, as seguir um exemplo da taxa de serviço e da taxa de prenhez.
Imagem
Fonte: IDEAGRI. Dados meramente ilustrativos.

Os índices apresentados acima são apenas alguns exemplos dentre tantos outros possíveis de serem monitorados e que apresentam grande potencial de incrementar os resultados positivos das propriedades leiteiras.

É muito importante que haja uma rotina de cálculo e análise dos índices no intuito de um melhor embasamento das tomadas de decisão. É interessante que, após o cálculo e análise dos índices com os envolvidos na obtenção dos resultados, estes sejam sistematicamente divulgados, apontando desvios negativos e positivos, demonstrando dificuldades e ganhos de cada setor da propriedade.

Estabelecendo as metas

Uma vez gerados os índices de cada setor da propriedade é hora de se determinar as metas. Estas devem ser estabelecidas de maneira racional, porém sempre desafiadoras, ou seja, devem demandar esforços da equipe para serem atingidas.

Antes de determinar uma meta, deve-se conhecer suas características. As metas devem ser:

M - mensuráveis
E - específicas
T - temporais
A - atingíveis
S - significativas

Mensuráveis: toda meta deve ter uma forma de ser medida. Por isso é interessante que esteja associada a um índice, pois todo índice pode ser mensurado. Se não é possível mensurar, não é possível afirmar se o resultado esperado foi atingido ou não. Por exemplo, define-se que a meta da fazenda é ter vacas de alta produção. Mas o que são vacas de alta produção para aquela fazenda? Vacas de alta produção são vacas que produzem uma média de 25, 30 ou 40 kg de leite por dia? Desta forma, metas não mensuráveis não são desejáveis.

Específicas: deve estar claramente definido o que meta está medindo. O valor deve ser específico, com o máximo detalhamento possível da meta para que os esforços de todos sejam canalizados na direção do alcance da mesma. Devemos citar quais os lotes de vacas, se são animais adultos ou jovens, se são Quilogramas ou Litros de leite, etc.

Temporais: deve ser estabelecido o prazo de início e final para que a meta seja cumprida. Metas sem prazo definido não motivam os envolvidos na busca de seu alcance uma vez que pode ser atingida mesmo num futuro mais distante.

Atingíveis: toda meta deve ser atingível, pois do contrário os envolvidos ficarão desmotivados em trabalhar para alcançar os resultados desejados. É comum metas muito acima dos padrões atuais ou mesmo daqueles possíveis de serem obtidos. Entretanto, é um engano acreditar que metas muito acima das atuais motivarão mais os envolvidos no alcance das mesmas. As metas devem ser possíveis de serem alcançadas.

Significativas: uma meta que é alcançada facilmente não motiva os envolvidos, pois não necessita de esforço significativo para alcançá-la. Estabelecer, por exemplo, uma meta de produção para uma propriedade leiteira que produz atualmente 1.200 litros/dia objetivando em 5 anos, sem vender animais, alcançar a produção de 1.250 litros/dia pode ser fator desmotivador dos envolvidos no processo por não desafiá-los a buscar produção mais significativa.

É muito importante o acompanhamento periódico das metas por parte da gerência, buscando incentivar os envolvidos no dia a dia da atividade.

Checando as metas

A checagem das metas deve ser realizada criteriosamente após o fim de cada período determinado. De forma semelhante aos índices, é desejável que o resultado do período seja discutido com os responsáveis, na busca dos porquês do não atingimento ou para parabenizar a equipe pelo cumprimento da meta. É interessante que os resultados das metas sejam divulgados em um local visível e contemplado por todos.

É desejável que, no fim do período, os resultados fiquem o mais próximo possível da meta, o que indicará que as metas foram traçadas de forma coerente e sensata e provavelmente gerarão incremento na motivação da equipe.

Um erro comumente encontrado em empresas que utilizam o sistema de gestão por índices e metas é a descaracterização desta fase do processo, deixando de valorizar o alcance das metas propostas. Desta forma, as pessoas somente são cobradas pelos desempenhos abaixo do esperado, não havendo reconhecimento quando da ocorrência de resultados positivos. Assim, os benefícios do sistema tendem a ser mascarados pela insatisfação gerada na equipe em função desta falta de reconhecimento.

A gestão eficiente das empresas rurais vem a cada dia sedimentando-se como um grande diferencial na busca do tão esperado sucesso da atividade leiteira. É interessante observar o grande paradigma envolvendo algumas fazendas crescendo, comprando vacas, aumentando suas áreas ao mesmo tempo em que tantas outras se queixam das margens apertadas, das dificuldades com pessoas, enfim, dos desafios em manter-se em atividade.

Várias são as ferramentas gerenciais que podem auxiliar na obtenção de bons resultados. A gestão por índices e metas é uma ferramenta fundamental, que deve ser tratada com seriedade, pois nos modelos de produção e mercados dos dias atuais a utilização eficiente da gestão é um grande diferencial para a obtenção de sucesso na atividade leiteira.

Os produtores de leite dos dias atuais tem basicamente duas opções: - continuar reclamando da atividade e gerenciando suas propriedades como sempre fizeram ou buscar alternativas que os tornem mais competitivos, enxergando suas fazendas realmente como negócios e assumindo o seu próprio compromisso com o sucesso do empreendimento. Qual a sua opção?

por Eduardo Diniz, Engenheiro Agrônomo - Equipe ReHAgro. Renan Junqueira Meireles, graduando em Agronomia e estagiário da equipe Leite - ReHAgro.


Imagem


Este artigo reflete as opiniões do autor(es), e não do IDEAGRI. O IDEAGRI não se responsabiliza e nem pode ser responsabilizado pelas informações acima ou por prejuízos de qualquer natureza em decorrência do uso dessas informações.