Opções de gerenciamento dos gastos com folha de pagamento

No Sistema IDEAGRI, o usuário pode controlar os custos com a folha de pagamento de forma macro (rateando o gasto mensal com salário entre os centros de custos gerenciados), identificando os diversos tipos de gastos com a folha (como salário, benefícios, férias, etc.) ou detalhando os gastos da folha por funcionário. Nesta dica, confira as opções sugeridas e selecione a mais adequada para a gestão econômico-financeira da folha de pagamento da sua atividade. 

 

 

O gerenciamento da folha de pagamento no sistema pode ser feito por meio de um dos tipos de lançamento abaixo (clique no mais adequado para a sua estrutura e veja os passos da rotina).

LANÇAMENTO UNIFICADO DA DESPESA COM MÃO DE OBRA

Recomendado quando o foco da gestão é o registro macro das horas trabalhadas, considerando a divisão das mesmas entre o(s) centro(s) de custos. A opção é ideal quando não há um gerenciamento individualizado (por funcionário), mas o gestor precisa acompanhar o saída do recurso (no fluxo de caixa) e identificar os gastos com mão-de-obra por centro de custos gerenciado (na apuração dos custos da atividade).

LANÇAMENTO GLOBAL DOS TIPOS DE GASTOS COM MÃO DE OBRA

Recomendado quando o foco é analisar de forma global (isto é, de todos os funcionários de uma vez) os diferentes tipos de gastos com o salário. Por meio deste tipo de lançamento, o gestor poderá levantar os dados referentes aos gastos estratificados do montante gasto com a mão de obra (por exemplo: salário, hora extra, salário família, férias, 13o salário, GPS, IRRF, bonificações, cesta básica, vale-transporte, EPIs, uniforme, etc.). 

LANÇAMENTO INDIVIDUAL (POR FUNCIONÁRIO) DA DESPESA COM MÃO DE OBRA

Recomentado quando houver o controle indivualizado dos gastos com mão de obra. Esta opção permite que o usuário gerencie, por exemplo, as saídas da conta corrente (por exemplo, com cheques ou transferências bancárias), viabilizando a conferência do extrato bancário do sistema com o documento similar emitido pelo banco. Nesta opção, o usuário pode fazer um lançamento único para determinado funcionário (isto é, de um tipo único de gasto, como o valor global do salário) ou pode detalhar os diversos gastos para aquele determinado funcionário (por exemplo: salário, hora extra, salário família, férias, 13o salário, GPS, IRRF, bonificações, cesta básica, vale-transporte, EPIs, uniforme, etc.). 


LANÇAMENTO UNIFICADO DA DESPESA COM MÃO DE OBRA

PASSOS:

  • No primeiro lançamento unificado da despesa com mão de obra, o usuário deverá fazer um cadastramento de um SERVIÇO e de um FORNECEDOR. Tal processo será feito diretamente na tela de cadastramento da despesa. Posteriomente, para fazer os lançamentos mensais, bastará o cadastramento da despesa em si.

1. No Menu GESTÃO, acesse a Tela DESPESAS e clique em INCLUIR. 

2. Na Área GERAL, preencha os campos obrigatórios:

Aba Geral da Tela DESEPESAS

TIPO DE DESPESA: em nosso exemplo, manteremos o Tipo de Despesa sugerido (Nota Fiscal).

FORNECEDOR: no primeiro lançamento da despesa com mão de obra, será necessário cadastrar o fornecedor fictício que será usado neste campo.

- Clique na caixa em frente do Campo FORNECEDOR.

Acesso ao cadastro de fornecedor

- Na tela que surge, clique em INSERIR NOVO FORNECEDOR.

- Com a Tela FORNECEDOR aberta, clique em INCLUIR. Marque o Tipo FORNECEDOR, preencha o NOME (em nosso exemplo, FUNCIONÁRIOS) e clique em GRAVAR. Para voltar ao cadastro da DESPESA, clique em RETORNAR na tela intermediária. 

Cadastro do Fornecedor

NÚM. DOCUMENTO: em nosso exemplo, vamos usar a identificação SN (sem número).

DATA DE EMISSÃO: em nosso exemplo, vamos simular o gasto com mão de obra do mês de outubro, por isso, será informado o último dia do mês (para que o valor econômico seja impactado no mês em que o gasto foi realizado).  

3. Na Área ITENS, clique no Botão ‘+’ para incluir o gasto mensal com a mão de obra (para a gestão econômica) e preencha os campos obrigatórios:

Área Itens

PRODUTO / SERVIÇO: no primeiro lançamento da despesa com mão de obra, também será necessário cadastrar um serviço fictício para o qual os gastos serão associados.

- Clique no Botão [...] em frente ao Campo PRODUTO / SERVIÇO. 

Acesso ao cadastro de serviço

- Na tela que surge, clique em INSERIR NOVO PRODUTO.

- Com a Tela PRODUTO E SERVIÇO aberta, clique em INCLUIR. Selecione o Tipo SERVIÇO, preencha o NOME (em nosso exemplo, SALÁRIOS) e clique em GRAVAR. Para voltar ao cadastro da DESPESA, clique em RETORNAR na tela intermediária.

DICA: Se a conta gerencial padrão (Despesa) for associada ao serviço que está sendo incluindo, os lançamentos na tela de despesas serão otimizados. Isto é, ao selecionar o Serviço SALÁRIOS, na linha do item da despesas, o Campo CONTA GERENCIAL virá preenchido (mas poderá ser editado).  

Cadastro do Serviço

QTDE.: como o foco da gestão nesta opção é o gerenciamento macro, insira 1 (uma) unidade do "serviço" salários.

V. TOTAL: neste campo, insira o valor total gasto com os salários da mão de obra no mês em questão. Em nosso exemplo, vamos considerar que gasto mensal com mão de obra seja de R$ 10.000,00.

C. CUSTO / PATRIMÔNIO: neste campo, faremos a apropriação do gasto com a mão de obra de acordo com a estrutura de centros de custos do usuário.

- Para acessar o preenchimento do campo, clique no Botão [...].

Acesso ao cadastro do centro de custos

APROPRIANDO O GASTO PARA O(S) CENTRO(S) DE CUSTOS)

- No caso dos centros de custo, normalmente, a estrutura já está definida antes do lançamento da despesa com mão de obra, sendo necessária apenas a apropriação do gasto. Neste caso, na tela intermediária, clique em COMBINAÇOES.

- Na Tela APROPRIAÇÃO PARA CENTRO DE CUSTOS, informe o percentual do gasto com a mão de obra de "responsabilidade" de cada centro de custos e clique em CONFIRMAR.

Em nosso exemplo, o empreendimento rural está dividido em 3 centros de custos que respondem pelos seguintes percentuais do gasto com a mão de obra: PECUÁRIA LEITEIRA (60%), CAFÉ (30%) e DESPESAS GERAIS (10%). 

Apropriação exemplo

INSERINDO O(S) CENTRO(S) DE CUSTOS ANTES DA APROPRIAÇÃO

- Caso a estrutura de centros de custos não esteja definida, na tela intermediária, clique em INSERIR NOVO CENTRO DE CUSTOS.

- Na Tela APROPRIAÇÃO PARA CENTRO DE CUSTOS, clique em NOVO. 

- Com a Tela CENTRO DE CUSTOS aberta, clique em INCLUIR. Insira uma descrição e uma sigla adequadas. O Campo DATA DE INÍCIO é de preenchimento obrigatório e já vem com o primeiro dia útil do mês atual (se for necessário lançar informações antes da data informada automaticamente pelo sistema, edite a data sugerida pelo sistema). Faça os demais preenchimentos conforme a estrutura do negócio. Ao final do cadastramento, clique em GRAVAR. Para voltar ao cadastro da DESPESA, clique em RETORNAR na tela intermediária.  

CONTA GERENCIAL: para viabilizar a gestão otimizada dos aspectos finaceiros e econômicos, escolha uma conta do plano padrão do sistema referente, por exemplo, a salários (3.03.01.01).

4. Na Área PAGAMENTOS, clique no Botão '+' para incluir a parcela do pagamento (para a gestão financeira) e preencha os campos obrigatórios:

Área PAGAMENTOS

DT. VENC.: data de vencimento do pagamento que terá impacto no controle financeiro (fluxo de caixa). Por exemplo, mesmo tendo a emissão como 31/10 (último dia do mês de outubro - o que tem impacto no custo de produção deste mês), o vencimento pode ser no dia 05/11 (data em que o valor será efetivamente pago - isto é, que sairá do fluxo de caixa). 

VALOR: em nosso exemplo, R$ 10.000,00.

5. Após o preenchimento das abas (GERAL, ITENS e PAGAMENTOS), clique em GRAVAR. 

6. Após o lançamento do gasto unificado com mão de obra, o usuário poderá gerenciar os aspectos financeiros e econômicos. Veja exemplos de relatórios:

Acompanhamento do fluxo de caixa

Este relatório contempla uma combinação de inúmeros critérios de filtragem, possibilitando uma ampla gama de análises. Em nosso exemplo, tiramos o Relatório 'Fluxo de caixa mensal detalhado', mostrando apenas os gastos com a conta gerencial 3.03.01.01 (Salários). 

EXEMPLO DO RELATÓRIO

Exemplo de relatório de gestão financeira

Apuração de Custos

Na análise dos custos de produção de determinado produto de um centro de custos, se o usuário fizer, pelo menos, o lançamento descrito nesta opção, o gasto com a mão de obra será contemplado na apuração dos custos da produção. No exemplo abaixo, em relação ao Centro de Custos CAFÉ, é possível visualizar a parte do rateio sob sua responsabilidade (30% dos gastos com mão de obra lançados, isto é, R$ 3.000,00) e, como o CAFÉ também paga uma parte de outro centro de custos (em nosso exemplo, denominado de DESPESAS GERAIS), a análise também irá incluir tais custos no percentual definido pelo ususário (no caso, 50% de R$ 1.000,00, que são os gastos do centro de custos DG).

Detalhamento do rateio do DG

EXEMPLO DO RELATÓRIO

Exemplo de relatório de gestão econômica 

ATENÇÃO: Como o foco desta opção é a gestão macro dos gastos (isto é, sem o acompanhamento individual da saída dos recursos da conta bancária (através de cheques, transferências, saques, por exemplo), não é necessário informar a data de pagamento ou compensação das parcelas. Havendo o interesse da ampliação do controle, o usuário deverá informar tais dados (na Aba PAGAMENTOS da Tela DESPESAS). 


LANÇAMENTO GLOBAL DOS TIPOS DE GASTOS COM MÃO DE OBRA

PASSOS:

  • No primeiro lançamento global das despesas com mão de obra, o usuário deverá fazer um cadastramento de um SERVIÇO e de um FORNECEDOR. Tal processo será feito diretamente na tela de cadastramento da despesa. Posteriomente, para fazer os lançamentos mensais, bastará o cadastramento da despesa em si.

1. No Menu GESTÃO, acesse a Tela DESPESAS e clique em INCLUIR. 

2. Na Área GERAL, preencha os campos obrigatórios:

Aba Geral da Tela DESEPESAS

TIPO DE DESPESA: em nosso exemplo, manteremos o Tipo de Despesa sugerido (Nota Fiscal).

FORNECEDOR: no primeiro lançamento da despesa com mão de obra, será necessário cadastrar o fornecedor fictício que será usado neste campo.

- Clique na caixa em frente do Campo FORNECEDOR.

Acesso ao cadastro de fornecedor

- Na tela que surge, clique em INSERIR NOVO FORNECEDOR.

- Com a Tela FORNECEDOR aberta, clique em INCLUIR. Marque o Tipo FORNECEDOR, preencha o NOME (em nosso exemplo, FUNCIONÁRIOS) e clique em GRAVAR. Para voltar ao cadastro da DESPESA, clique em RETORNAR na tela intermediária. 

Cadastro do Fornecedor

NÚM. DOCUMENTO: em nosso exemplo, vamos usar a identificação SN (sem número).

DATA DE EMISSÃO: em nosso exemplo, vamos simular o gasto com mão de obra do mês de outubro, por isso, será informado o último dia do mês (para que o valor econômico seja impactado no mês em que o gasto foi realizado).  

3. Na Área ITENS, clique no Botão ‘+’ para incluir o gasto mensal com a mão de obra (para a gestão econômica) e preencha os campos obrigatórios. Nesta opção de gestão, será inseridos tantos itens quanto os tipos de gastos gerenciados. 

Área Itens

PRODUTO / SERVIÇO: no primeiro lançamento da despesa com mão de obra, também será necessário cadastrar um serviço fictício para o qual os gastos serão associados.

- Clique no Botão [...] em frente ao Campo PRODUTO / SERVIÇO. 

Acesso ao cadastro de serviço

- Na tela que surge, clique em INSERIR NOVO PRODUTO.

- Com a Tela PRODUTO E SERVIÇO aberta, clique em INCLUIR. Selecione o Tipo SERVIÇO, preencha o NOME (em nosso exemplo, SALÁRIOS) e clique em GRAVAR. Para voltar ao cadastro da DESPESA, clique em RETORNAR na tela intermediária.

Cadastro do Serviço

QTDE.: como o foco da gestão nesta opção é o gerenciamento global, insira 1 (uma) unidade do "serviço" salários.

V. TOTAL: neste campo, insira o valor total gasto com o componente do salário que está sendo lançado no momento. Em nosso exemplo, no primeiro item, vamos considerar que gasto mensal os salários propriamente ditos seja de R$ 6.000,00.

C. CUSTO / PATRIMÔNIO: neste campo, faremos a apropriação do gasto com a mão de obra de acordo com a estrutura de centros de custos do usuário.

- Para acessar o preenchimento do campo, clique no Botão [...].

Acesso ao cadastro do centro de custos

APROPRIANDO O GASTO PARA O(S) CENTRO(S) DE CUSTOS)

- No caso dos centros de custo, normalmente, a estrutura já está definida antes do lançamento da despesa com mão de obra, sendo necessária apenas a apropriação do gasto. Neste caso, na tela intermediária, clique em COMBINAÇOES.

- Na Tela APROPRIAÇÃO PARA CENTRO DE CUSTOS, informe o percentual do gasto com a mão de obra de "responsabilidade" de cada centro de custos e clique em CONFIRMAR.

Em nosso exemplo, o empreendimento rural está dividido em 3 centros de custos que respondem pelos seguintes percentuais do gasto com a mão de obra: PECUÁRIA LEITEIRA (60%), CAFÉ (30%) e DESPESAS GERAIS (10%). 

Apropriação exemplo

INSERINDO O(S) CENTRO(S) DE CUSTOS ANTES DA APROPRIAÇÃO

- Caso a estrutura de centros de custos não esteja definida, na tela intermediária, clique em INSERIR NOVO CENTRO DE CUSTOS.

- Na Tela APROPRIAÇÃO PARA CENTRO DE CUSTOS, clique em NOVO. 

- Com a Tela CENTRO DE CUSTOS aberta, clique em INCLUIR. Insira uma descrição e uma sigla adequadas. O Campo DATA DE INÍCIO é de preenchimento obrigatório e já vem com o primeiro dia útil do mês atual (se for necessário lançar informações antes da data informada automaticamente pelo sistema, edite a data sugerida pelo sistema). Faça os demais preenchimentos conforme a estrutura do negócio. Ao final do cadastramento, clique em GRAVAR. Para voltar ao cadastro da DESPESA, clique em RETORNAR na tela intermediária.  

DICA:Neste tipo de gerenciamento, para cada tipo de gasto, será necessário fazer a apropriação para o centro de custos. Por isso, é comum a criação de um centro de custos denominado MÃO DE OBRA que terá o rateio no seu cadastro (agilizando bastante a gestão dos diferentes tipos de gastos, porque o usuário, ao invés de apropriar cada linha dos tipos de gastos, seleciona o centro de custos MÃO DE OBRA que irá fazer o rateio automaticamente). 

Cadastro do centro de custos MÃO DE OBRA

CONTA GERENCIAL: este é o item que diferencia a primeira opção (LANÇAMENTO UNIFICADO DA DESPESA COM MÃO DE OBRA) desta opção aqui descrita (LANÇAMENTO GLOBAL DOS TIPOS DE GASTOS COM MÃO DE OBRA).

- Para informar os diferentes gastos com a mão de obra, selecione a CONTA GERENCIAL respectiva. O plano padrão do sistema contempla gastos diversos (que poderão ser complementados, se necessário): 

Plano de contas padrão

4. Na Área PAGAMENTOS, clique no Botão '+' para incluir a parcela do pagamento (para a gestão financeira) e preencha os campos obrigatórios:

Área PAGAMENTOS

DT. VENC.: data de vencimento do pagamento que terá impacto no controle financeiro (fluxo de caixa). Por exemplo, mesmo tendo a emissão como 31/10 (último dia do mês de outubro - o que tem impacto no custo de produção deste mês), o vencimento pode ser no dia 05/11 (data em que o valor será efetivamente pago - isto é, que sairá do fluxo de caixa). 

VALOR: em nosso exemplo, R$ 10.000,00.

5. Após o preenchimento das abas (GERAL, ITENS e PAGAMENTOS), clique em GRAVAR. 

6. Após o lançamento do gasto global com mão de obra, o usuário poderá gerenciar os aspectos financeiros e econômicos. Veja exemplos de relatórios:

Acompanhamento do fluxo de caixa

Este relatório contempla uma combinação de inúmeros critérios de filtragem, possibilitando uma ampla gama de análises. Em nosso exemplo, tiramos o Relatório 'Fluxo de caixa mensal detalhado', mostrando apenas os gastos com as contas gerenciais abaixo do 3.03.01 (Pessoal). 

EXEMPLO DO RELATÓRIO

Exemplo de relatório de gestão financeira

Apuração de Custos

Na análise dos custos de produção de determinado produto de um centro de custos, se o usuário fizer, pelo menos, o lançamento descrito nesta opção, o gasto com a mão de obra será contemplado na apuração dos custos da produção. No exemplo abaixo, em relação ao Centro de Custos CAFÉ, é possível visualizar a parte do rateio sob sua responsabilidade (30% dos gastos com mão de obra lançados, isto é, R$ 3.000,00) e, como o CAFÉ também paga uma parte de outro centro de custos (em nosso exemplo, denominado de DESPESAS GERAIS), a análise também irá incluir tais custos no percentual definido pelo ususário (no caso, 50% de R$ 1.000,00, que são os gastos do centro de custos DG).

Detalhamento do rateio do DG

EXEMPLO DO RELATÓRIO

Exemplo de relatório de gestão econômica 

ATENÇÃO: Como o foco desta opção é a gestão global dos gastos (isto é, sem o acompanhamento individual da saída dos recursos da conta bancária (através de cheques, transferências, saques, por exemplo), não é necessário informar a data de pagamento ou compensação das parcelas. Havendo o interesse da ampliação do controle, o usuário deverá informar tais dados (na Aba PAGAMENTOS da Tela DESPESAS). 


LANÇAMENTO INDIVIDUAL (POR FUNCIONÁRIO) DA DESPESAS COM MÃO DE OBRA

PASSOS:

1. No Menu GESTÃO, acesse a Tela DESPESAS e clique em INCLUIR.

2. Na Área GERAL, preencha os campos obrigatórios:

Imagem

TIPO DE DESPESA: em nosso exemplo, manteremos o Tipo de Despesa sugerido (Nota Fiscal).

FORNECEDOR: no primeiro lançamento da despesa com a mão de obra de determinado colaborador, será necessário cadastrá-lo como fornecedor.

- Clique na caixa em frente do Campo FORNECEDOR.

Imagem

- Na tela que surge, clique em INSERIR NOVO FORNECEDOR.

- Com a Tela FORNECEDOR aberta, clique em INCLUIR. Marque o Tipo FORNECEDOR, preencha o NOME do colaborador (em nosso exemplo, JOSÉ DA SILVA) e clique em GRAVAR. Para voltar ao cadastro da DESPESA, clique em RETORNAR na tela intermediária.

Imagem

NÚM. DOCUMENTO: em nosso exemplo, vamos usar a identificação FP10/17 (folha de pagamento outubro de 2017).

DATA DE EMISSÃO: em nosso exemplo, vamos simular o gasto com mão de obra do mês de outubro, por isso, será informado o último dia do mês (para que o valor econômico seja impactado no mês em que o gasto foi realizado).

 3. Na Área ITENS, clique no Botão ‘+’ para incluir o gasto mensal com a mão de obra (para a gestão econômica) e preencha os campos obrigatórios:

Imagem

Caso queira detalhar a composição da folha de pagamento do funcionário, basta clicar no botão ‘+’ e inserir os itens necessários. Veja o exemplo abaixo:

Imagem

PRODUTO / SERVIÇO: no primeiro lançamento da despesa com mão de obra, também será necessário cadastrar um serviço fictício para o qual os gastos serão associados.

- Clique no Botão [...] em frente ao Campo PRODUTO / SERVIÇO.

Imagem

- Na tela que surge, clique em INSERIR NOVO PRODUTO.

- Com a Tela PRODUTO E SERVIÇO aberta, clique em INCLUIR. Selecione o Tipo SERVIÇO, preencha o NOME (em nosso exemplo, SALÁRIOS) e clique em GRAVAR. Para voltar ao cadastro da DESPESA, clique em RETORNAR na tela intermediária.

DICA: Se a conta gerencial padrão (Despesa) for associada ao serviço que está sendo incluindo, os lançamentos na tela de despesas serão otimizados. Isto é, ao selecionar o Serviço SALÁRIOS, na linha do item da despesas, o Campo CONTA GERENCIAL virá preenchido (mas poderá ser editado).

Imagem

QTDE.: insira 1 (uma) unidade para cada serviço.

V. TOTAL: neste campo, insira o valor de cada item que compõe a folha de pagamento.

CUSTO / PATRIMÔNIO:neste campo, faremos a apropriação do gasto com a mão de obra de acordo com a estrutura de centros de custos do usuário.

- Para acessar o preenchimento do campo, clique no Botão [...].

Imagem

Caso seja necessário ratear o salário do funcionário em questão, entre os centros de custos, utilize o botão ‘Combinações/inserir novo centro de custos’.

CONTA GERENCIAL: para viabilizar a gestão otimizada dos aspectos financeiros e econômicos, escolha uma conta do plano padrão do sistema referente, por exemplo, a salários (3.03.01.01). Caso o usuário opte por detalhar os itens da folha de pagamento, escolha a conta gerencial correspondente a cada serviço, por exemplo ‘3.03.01.02’ para hora extra.

4. Na Área PAGAMENTOS, clique no Botão '+' para incluir a parcela do pagamento (para a gestão financeira) e preencha os campos obrigatórios:

Imagem

VENC.:data de vencimento do pagamento que terá impacto no controle financeiro (fluxo de caixa). Por exemplo, mesmo tendo a emissão como 31/10 (último dia do mês de outubro - o que tem impacto no custo de produção deste mês), o vencimento pode ser no dia 05/11 (data em que o valor será efetivamente pago - isto é, que sairá do fluxo de caixa). As datas de pagamento e compensação poderão ser preenchidas com a mesma data do vencimento.

VALOR: em nosso exemplo, R$ 1.000,00.

5. Após o preenchimento das abas (GERAL, ITENS e PAGAMENTOS), clique em GRAVAR.