Por que gerenciar índices e metas? Por Sérgio Rubens Soares, médico veterinário, Equipe ReHAgro
A produção de leite necessita cada vez mais ser profissionalizada, pois sabemos que as margens de lucro da atividade têm sido historicamente menores. O mercado dita o preço de venda do leite e de compra dos insumos, resta-nos sermos eficientes no gerenciamento interno da empresa rural. Dentro desse contexto, adotar um sistema de avaliação de desempenho, proporcionando uma metodologia para a gestão estratégica é fundamental.

O Sistema de Gestão de Índices e Metas deve ser elaborado de uma forma lógica, onde o administrador define e implementa variáveis de controle, metas e interpretações para que a empresa apresente desempenho positivo e crescimento ao longo do tempo. Ele deve funcionar como um sistema de mensuração do desempenho que dê suporte às decisões estratégicas.

Os objetivos desse sistema são:

• Esclarecer e traduzir a visão e a estratégia
O sistema exige que os funcionários estejam cientes dos objetivos da empresa, caso contrário não haverá compreensão da necessidade do monitoramento dos indicadores e esforços para alcançar as metas.

• Comunicar e associar objetivos e medidas estratégicas
A adoção do sistema exige que os funcionários estejam conscientes de quais indicadores serão mensurados, como são mensurados e quais são as ações que podem ser realizadas para a melhoria dos resultados.

• Planejar, estabelecer metas e alinhar iniciativas estratégicas
As metas devem ser estabelecidas de forma planejada com a participação da equipe envolvida, bem como as ações de curto, médio e longo prazo estejam dentro de uma mesma linha de pensamento entre os envolvidos.

• Melhorar o feedback e o aprendizado estratégico
No momento da avaliação dos resultados, os funcionários relatarão as condições favoráveis ou desfavoráveis que a empresa proporcionou para que as metas fossem alcançadas. Dessa forma, a empresa aprende quais são seus pontos fortes e fracos e pode atuar de forma a melhorá-los.

Os componentes do sistema são:

• Mapa estratégico: descreve a estratégia da empresa.

• Objetivo estratégico: o que deve ser alcançado e o que é crítico para a empresa. Nesse componente, devem ser definidos quais os resultados a empresa espera alcançar.

• Indicador: como será medido o desempenho da empresa. Cada resultado que se espera alcançar necessita de um indicador. O indicador é a referência para concluirmos se os resultados estão sendo alcançados ou não.

• Meta: o nível de desempenho ou a taxa de melhoria necessários. A meta sempre está relacionada a um indicador.

• Plano de ação: programas de ação-chave necessários para alcançar os objetivos. Quando a meta não é atingida, quais ações corretivas devem ser tomadas.

Implantando o Sistema de Gestão de Índices e Metas

O processo de implantação do Sistema de Gestão de Índices e Metas pode ser divido em 3 etapas:

• Etapa 1 - Arquitetura do programa de medição

O grande objetivo desta etapa é estruturar a empresa para a coleta de dados, ou seja, o registro dos eventos de forma a possibilitar o cálculo dos indicadores escolhidos. Deve ser estabelecida também a forma de processamento e armazenamento das informações e como os animais serão identificados. O sistema de coleta de dados e do processamento das informações deve ter em vista quais os ínidices serão calculados.

Dessa forma, precisamos entender o que é um índice. Um índice é um parâmetro ao qual se está associado uma medida que mede o seu desempenho. Vamos esclarecer através de um exemplo: a média de produção de leite por vaca/dia é o índice e a sua medida (que pode ser 10, 20 ou 30...) mede o seu desempenho.

Entendido o que é um índice, como definir quais índices deverão ser calculados? A capacidade de coleta de dados e do processamento das informações pode limitar a quantidade de informações a serem coletadas. Portanto, tente dimensionar quais dados podem ser coletados na fazenda e se os mesmos podem ser calculados, pois só assim transformam-se em informações. Sugiro que em um processo inicial, a coleta de dados tenha apenas informações mais básicas e essenciais, mesmo que isso gere perda de informações de eventos ocorridos. Posteriormente novos campos poderão ser incluídos na coleta de dados, à medida que os envolvidos no sistema estejam mais habituados ao sistema implantado. Devemos sempre lembrar que muitas vezes o ótimo é inimigo do bom. Portanto, tome cuidado em não montar um sistema de coleta de dados muito inchado para a realidade da fazenda em que trabalha.

Nessa etapa, é imprescindível que os seguintes itens sejam definidos:

1. Quais serão as planilhas de coleta de dados?

Devem ser elaboradas planilhas de coletas de dados para cada um dos eventos ocorridos na fazenda dos quais existe o interesse em calcular os resultados. Caso decida por utilizar algum software especializado, pesquise por planilhas de coleta de dados que o software dispõe. Geralmente, eles já possuem planilhas prontas que diminuem a necessidade de elaboração das mesmas. Entretanto verifique se essas planilhas possuem os campos necessários para as suas necessidades. Em algumas situações, as planilhas de coleta de dados não possuem os campos necessários.

2. Quem serão os reponsáveis por preenchê-las?

Cada uma das planilhas de campo deve ter o(s) funcionário(s) responsável(is) pelo seu preenchimento. Sempre que possível, decida por apenas uma pessoa anotar na mesma planilha, evite que várias pessoas preencham as planilhas de campo.

3. Onde os dados serão processados? Softwares específicos ou planilhas eletrônicas?

Cada fazenda deve escolher a metodologia que melhor funcionará para que os dados sejam lançados e os indicadores calculados. Os softwares específicos para rebanhos leiteiros possuem maior confiabilidade no processamento dos dados e cálculo dos indicadores. Sempre que possível, prefira a utilização de um software. As planilhs eletrônicas possuem ótimo potencial de uso, entretanto necessitam de bom conhecimento de um responsável pela elaboração e manutenção das mesmas.

• Etapa 2 - Escolha e elaboração dos indicadores

O objetivo essencial da seleção de indicadores específicos é a identificação dos indicadores que melhor comuniquem o significado da estratégia. Por exemplo, a fazenda tem a estratégia de ser eficiente na reprodução. Portanto, deve ser escolhido um indicador que seja capaz de dizer se a fazenda está sendo eficiente ou não.

Para essa etapa, os itens a serem definidos são:

1. Quais áreas da fazenda serão monitoradas?

Como mencionado anteriormente, cada fazenda possui suas particularidades e, portanto, os indicadores deverão ser escolhidos de acordo com a realidade da fazenda em questão. Entretanto, entendemos que algumas áreas devem ser monitoradas na maioria das fazendas. Devemos medir o desempenho produtivo, reprodutivo e sanitário da recria (bezerras e novilhas) e das vacas.

2. Quais indicadores serão utilizados para medir o desempenho?

Existem inúmeros indicadores que podem ser utilizados, para cada fazenda existirão indicadores mais ou menos adequados. Escolha os seus! Não é objetivo desse artigo a discussão dos inúmeros índices que existem na pecuária leiteira.

• Etapa 3 - Elaboração do plano de implementação

Uma vez definidos os indicadores associados aos diferentes objetivos estratégicos, deve-se definir metas, planos de ação e responsáveis, a fim de direcionar a implementação da estratégia.

Nessa etapa, temos dois passos imprescindíveis:

1. Defina para cada indicador uma meta a ser atingida

A definição das metas para cada um dos indicadores é um passo delicado e deve ser feita com bastante discussão entre os principais envolvidos. Ao definir a meta para qualquer um dos indicadores, pense nos requisitos básicos da mesma:

M – mensurável
E – específica
T - temporal
A – atingível
S – significativa

Mensurável: toda meta deve ter uma forma de ser medida, por isso deve estar associada a um indicador, pois todo indicador pode ser mensurado. Se não podemos medir, não podemos afirmar se atingimos o resultado esperado ou não.

Específica: devemos saber o que meta está medindo. Por exemplo, definimos que a meta da fazenda é ter vacas de alta produção. Mas o que são vacas de alta produção para aquela fazenda? Vacas de alta produção serão vacas que produzem uma média de 25, 30 ou 40 kg de leite por dia? O valor deve ser definido para que seja possível dizer se o resultado foi alcançado ou não.

Temporal: deve ser estabelecido o prazo para que a meta seja cumprida.

Atingível: toda meta deve ser atingível, pois do contrário os envolvidos ficarão desmotivados em trabalhar para alcançar os resultados desejados.

Significativa: uma meta que é alcançada facilmente não motiva os envolvidos, pois não precisam de esforço para alcançá-la.

Não existe um número absoluto para todas as fazendas em relação ao resultado a ser alcançado. Cada indicador deve ter uma meta adequada à realidade do sistema.

No entanto, existem alguns fatores do sistema que norteam o estabelecimento das metas. Por exemplo, vacas de maior produção tendem a ter uma menor taxa de concepção, isso é inerente ao animal. Por outro lado, existem outros fatores que interferem no índice, mas que são relacionados à eficiência da fazenda e são eles que determinarão o resultado. Uma inseminação mal realizada determina uma redução na taxa de concepção, mas esse é um fator relacionado à eficiência da fazenda.

2. Defina como o resultado da meta será monitorado

É importante que o resultado seja acompanhado diariamente, dessa forma, os responsáveis pela meta podem agir antes do fechamento do período ao qual a meta está estabelecida. Imagine que foi traçada a meta de inseminar 60 vacas no mês em uma fazenda, mas o resultado só é fechado ao final do mês e foram inseminadas 40 vacas. Nada poderia ser feito para melhorar o resultado da meta e atingir as 50 vacas inseminadas. No entanto, se diariamente as vacas inseminadas fossem sendo anotadas em uma folha visível aos envolvidos, todos estariam cientes que o número de inseminações estava baixo no mês. Na figura 3, temos o exemplo de uma ficha em que pode ser anotada os resultados obtidos diariamente.

Figura 1 – Acompanhamento das inseminações do mês

Tabela

Nessa ficha deve ser anotada na parte superior a quantidade de inseminações feitas na parte da manhã e da tarde, no respectivo dia. Nesse exemplo, foi realizada uma inseminação à tarde no dia 1º do mês. Após marcar o número de inseminações, o responsável deve assinalar um “X” na parte do acompanhamento. Cada quadro representa uma inseminação e a toda a área em cinza representa o número de vacas que devem ser inseminadas no mês. Dessa forma, é possível acompanhar diariamente e prever se a meta será atingida ao final do mês.

Por fim, inicie o processo e aprenda com os erros e acertos que ocorrerão, envolva todos os interessados e monitore constantemente. Os resultados aparecerão somente através de muito trabalho e persistência.