"Informatização na Pecuária Leiteira", por Heloise Duarte e Carlos Alberto Cambraia
A cada dia a informatização vem assumindo seu papel de importante recurso para a administração da pecuária leiteira. Para sua plena utilização é necessário o emprego de ferramentas adequadas com as funcionalidades necessárias à administração do sistema de produção adotado pela empresa rural. O resultado esperado do processo é o suporte adequado para a tomada de decisão e elaboração de planejamentos. TRANSFORMAR DADOS EM INFORMAÇÕES É O GRANDE DESAFIO.

A gestão dos recursos informacionais da fazenda não ocorre com a utilização isolada de um sistema de informação ou de um software. Deve-se elaborar e discutir o conjunto de processos de fluxo de informações, com o intuito de fornecer o suporte adequado ao sistema. A definição clara das pessoas que estarão envolvidas e a capacitação das mesmas é fundamental. Nenhum sistema de informação específico para administração de fazendas de leite resolve o problema sozinho. Ele não passa de uma ferramenta que irá organizar e armazenar o produto de um eficiente trabalho de coleta de dados produzindo novas informações que serão utilizadas pelos gestores para os mais diversos fins.

Por que informatizar? O principal motivo é a busca pela otimização do trabalho garantindo acompanhamento em tempo hábil para atuar, ou seja, monitorando o máximo de atividades possíveis as ações serão rápidas, o que é fundamental em atividades com margens pequenas. O processo visa auxiliar a tomada de decisões através de informações geradas pelo computador. Vale ressaltar que a informática não é o fim e sim o meio para se alcançar todos esses objetivos. Não adianta informatizar processos administrativos confusos. Deve-se encarar o computador como uma importante ferramenta para a organização desses processos. Percebe-se, muitas vezes, que a implantação do controle informatizado, por si, leva a organização do trabalho.

O que são sistemas de informação? Sistemas de informação podem ser definidos como um conjunto de elementos que se relacionam e trabalham em conjunto para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com o objetivo de auxiliar os gestores do negócio a tomarem as decisões certas nas tarefas de planejamento, execução e controle. Assim sendo, um sistema de informação é formado por recursos tecnológicos, recursos humanos e recursos materiais (Figura 1). Através da interação desses recursos ele tem a capacidade de estruturar o fluxo informacional da fazenda.

Assim, consegue-se que a informação certa chegue ao lugar certo e na hora certa.

Recursos

Figura 1 - Recursos necessários para os Sistemas de Informação.

Um Sistema de Informação funciona basicamente em quatro fases:

• Entrada – compreende a captação dos dados brutos, na fazenda ou no ambiente externo;
• Processamento – é a fase onde ocorre o tratamento dos dados coletados;
• Saída – o sistema transfere a informação processada às pessoas;
• Realimentação – as pessoas utilizam a informação processada pelo sistema para tomar decisões que geram ações ou eventos que irão alimentar novamente o sistema.

É importante dar um enfoque especial às pessoas dentro de todos esses processos. Na pecuária leiteira elas, na maioria dos casos, serão as responsáveis pela alimentação dos sistemas de informação. Se a qualidade dos dados inseridos no sistema não é boa, a informação gerada também não será satisfatória. Nenhum processo de informatização terá sucesso se a etapa de coleta de dados e de entrada dos mesmos no sistema não funcionar de forma adequada. A capacitação da mão-de-obra envolvida nessas etapas é de fundamental importância para viabilizar o projeto. Além disso, conhecer os membros da equipe e ouvir as experiências podem gerar adaptações benéficas ao modelo inicial, flexibilizando e adequando os processos à realidade da empresa rural: se há dificuldade na anotação de número, o relatório de coleta de dados pode ter campo maiores, se há dificuldade no transporte e manuseio de folhas inteiras, transformam-se os relatórios em cadernetas e assim por diante. O computador participa do processo auxiliando as pessoas na fase de processamento e geração de relatórios a partir dos dados cadastrados.

O processo de informatização começa muito antes de se ligar o computador. Para que as tarefas sejam bem sucedidas, atendendo às necessidades de qualquer empresa com um investimento adequado, devem-se percorrer algumas etapas.

Os primeiros passos do processo são: conhecer a realidade da fazenda, como é a rotina do sistema de produção, como os animais são identificados, qual a infra-estrutura disponível, conhecer os recursos humanos envolvidos, dentre outros.

A avaliação cuidadosa dos controles realizados na propriedade, seja em papel, planilhas ou sistemas informatizados é essencial. Esse conhecimento será útil para oferecer subsídio ao início do processo de informatização, caso ele não exista. O conhecimento da situação anterior também será útil não só para o aprimoramento como também para entender os motivos de eventuais insucessos passados, caso já existam controles informatizados e o objetivo do processo seja melhorá-los ou evoluí-los.

A avaliação da infra-estrutura e dos recursos humanos disponíveis é importante para garantir o sucesso do processo de informatização e também para evitar surpresas em relação aos investimentos que porventura se façam necessários. Deve-se avaliar cuidadosamente a existência e condições de itens como: escritório, hardware, software, rede, internet, mão-de-obra, sempre com foco na proposta a ser implantada.

No quesito recursos humanos, o primeiro passo é verificar se já existe a pessoa para lançamento dos dados (muitas vezes os lançamentos poderão ser feitos pelo proprietário ou técnico, sendo que quanto maior o volume de dados trabalhados, maior a necessidade de mão-de-obra com tempo disponível para esse fim). A participação da pessoa que será envolvida na alimentação do sistema de todo processo de implantação é extremamente interessante. Não havendo mão-de-obra disponível para esse fim, a mesma deverá ser recrutada. No caso de designação de novo funcionário para a função, acompanhar o conhecimento de informática básico necessário para o desempenho das tarefas. Capacitar, conforme o caso, e oferecer treinamento específico ou acompanhamento do sistema eleito. No caso de funcionário já alocado em outras tarefas, avaliar o tempo que será disponibilizado para essas rotinas. No caso de pessoas que já trabalhem com outros sistemas, e que irão participar da implantação de uma nova forma de controle é imprescindível acompanhar, pois, é normal ocorrerem eventuais resistências.

No que se refere ao rebanho, a avaliação da situação atual da identificação dos animais é primordial e deve ser realizada antes que qualquer passo na implantação do sistema. Os animais devem possuir pelo menos um código de identificação único na propriedade, facilmente identificável. A título de ilustração, as formas de identificação mais comuns são: brinco, marca a ferro, tatuagem, chips (em bolus, Implante, Bottom, colar, etc.), dentre outros.

O conhecimento das instalações: bretes, currais de manejo, balanças, sistema de ordenha, etc é imprescindível para o sucesso do projeto de implantação. Esse conhecimento permitirá adequar o que se quer controlar à realidade da fazenda. O nível de detalhamento das informações está diretamente ligado à existência de estrutura adequada para o manejo dos animais e é condição básica para que seja possível a coleta adequada das informações dos animais.

Todos os envolvidos no manejo do gado são coletores de dados em potencial e devem estar por dentro dos processos de controle informatizados e conscientizados de sua importância. Avaliar o grau de instrução dos funcionários para uma possível reestruturação de cargos para atender às necessidades de implantação do sistema pode ser a chave do sucesso. Devem ser avaliadas mesmo questões que pareçam simples, como a caligrafia das pessoas que irão anotar os dados, pois são fatores relevantes para revisão dos processos de coleta de dados.

É importantíssimo considerar-se os objetivos finais do processo de informatização para se definir o melhor roteiro. Uma das formas mais fáceis para definir os objetivos da utilização dos sistemas de informação é a definição de quais índices serão utilizados como medidas de avaliação do sistema de produção empregado. A partir desses índices pode-se saber quais dados deverão ser processados.

O objetivo final será a obtenção de informações confiáveis, passíveis de serem aplicadas como base para tomada de decisão na gestão do sistema de produção. Pode-se propor três itens como norteadores na definição dos objetivos dos processos de controle informatizados:
• O que se quer controlar atualmente?
• O que poderá ser controlado no futuro?
• Resultados que se espera obter?

Inúmeras são as possibilidades quando se fala de controle zootécnico e também controle administrativo. No que se refere aos dados zootécnicos, praticamente toda a vida do animal pode ser documentada. Porém, ao se inserir nos contextos dos ambientes de produção, percebe-se que isso não é viável. O mesmo ocorre na questão do acompanhamento administrativo. A intensidade da documentação irá depender de características particulares de cada sistema de produção. Controles mais simplificados podem resolver o problema do dia-a-dia da maioria das propriedades e, no início da implantação dos processos informatizados, podem ser a regra de ouro.

Como qualquer outro negócio, a pecuária leiteira não funciona sozinha. Há uma série de processos e eventos que ocorrem concomitantemente à produção do leite. Atividades como controles de estoque, processos de compra e venda, cadastro de clientes e fornecedores, fluxo de caixa, controles financeiros em geral, comunicações para associações de raça, cálculos e definição de manejos nutricionais, participação em programas de melhoramento genético, são fatores pré-determinantes para o sucesso que se deseja ter a partir da utilização de processos informatizados.

O modo como a informação transita dentro da fazenda é um dos fatores que deve receber maior atenção. Dele pode depender o sucesso da utilização dos sistemas de computador como ferramenta de auxílio à administração. É imprescindível a existência de ciclos fechados dentro dos processos de trânsito da informação dentro da fazenda.

Cada registro coletado no campo, representado por um relatório de coleta de dados, por exemplo, deve ter um destino, um receptor, que espera as informações dentro de determinado limite de tempo anotadas de forma específica. A noção de que o dado coletado é parte importante de um sistema de informações e que sua ausência ou ineficiência causará danos ao todo é importante para mobilizar as pessoas envolvidas. Ao designar-se a tarefa de coleta de dados aos membros da equipe, respeitando-se os conhecimentos de cada um, deve-se explicar como o ciclo é fechado com aqueles dados. Por exemplo, ao registrar a produção de leite a pessoa envolvida pode e deve saber que a partir dos registro repassados por ela é que será feito o planejamento nutricional para as matrizes.

Tudo que não é de caráter confidencial deve ser compartilhado. Deve-se evitar que a informação “morra” na gerência ou em chefes de setor, ela deve ser compartilhada com todos os envolvidos nos processos produtivos e administrativos, de forma a gerar um crescimento sustentável.

Sabe-se que o conhecimento é fruto da informação que chega somada as experiências. Ao compartilhar a informação, o conhecimento individual dos funcionários aumenta. Conseqüentemente, o conhecimento coletivo, ou o Knowhow, aumenta. Assim, ocorre uma diminuição considerável do número de falhas no processo produtivo, aumentando os lucros e minimizando as perdas.

O que se nota com freqüência é que os programas são indicados por terceiros ao produtor rural. Quem faz isso, muitas vezes, não tem o cuidado de saber as reais condições e os objetivos do usuário final. Essa forma de trabalho tem grande possibilidade de frustrar um processo tão importante. O ideal talvez seja que a escolha da ferramenta de trabalho se faça por quem vá efetivamente usá-la. Nesse ponto é imprescindível que sejam prestados os esclarecimentos detalhados sobre cada etapa do processo. Sempre que possível, deve-se propiciar o contato direto com o sistema para lançamento de dados, emissão de relatórios, etc. Assim, forma-se uma visão clara do que será necessário para se levar a termo o processo de informatização. Não se descarta uma orientação, já que o mercado oferece uma ampla gama de opções. Ao fazer isso, o cuidado deve ser no sentido de ilustrar, não só as análises que serão obtidas, mas também os levantamentos necessários para obtê-las. De modo geral, deve-se considerar em um sistema alguns pontos básicos: facilidade de uso, ambiente amigável, existência de suporte ao usuário, relatórios emitidos, freqüência de atualizações, entre outros.

O atendimento às premissas levantadas no projeto é o primeiro critério de seleção relevante. Se a avaliação realizada na propriedade mostrou que o controle de estoque dos produtos é fundamental, por exemplo, de nada adiante selecionar um sistema sem essa funcionalidade.

Eventualmente, pode-se adotar soluções mistas, em busca de uma melhor relação custo-benefício, tais como dois ou mais sistemas de controle para atender as premissas do projeto. Nesses casos, em especial, é fundamental esclarecer aos envolvidos exatamente quais controles e resultados poderão ser obtidos, para não gerar frustrações após a implantação do processo.

Conhecer os rumos da empresa rural é um fator importante para o delineamento dos caminhos a serem traçados, pois, pode-se deixar os projetos com brechas para adaptações às necessidades futuras.

Deve-se ter em mente o objetivo da implantação do processo de informatização quando os sistemas disponíveis estiverem em avaliação.

Muitas vezes, no processo de seleção de um software, escolhem-se softwares através de indicações de terceiros e não há preocupação em avaliar e comparar os programas existentes no mercado. Deve-se ter um cuidado especial na escolha do sistema, pois processos de migração podem ter custo elevado e uma considerável probabilidade de ocorrência de erros durante o processo.

Devido ao grande número de sistemas disponíveis no mercado, não seria produtivo testá-los aleatoriamente. Assim, antes de acessar os sistemas, deve-se verificar se eles atendem as premissas relevantes comentadas anteriormente.

É fundamental emitir durante a avaliação o maior número possível de relatórios existentes no sistema para que se conheçam as opções de saída das informações – esse ponto é importante, pois nem sempre apenas a consulta do nome do relatório é capaz de definir a funcionalidade do documento. Para auxiliar nesse primeiro contato avaliar a disponibilização de um banco de dados para teste (oferecido em conjunto com o sistema que está em avaliação) é um ponto de grande interesse.

O processo de informatização de uma empresa rural deve ser tratado como um projeto sendo necessário percorrer todas as etapas para ser bem sucedido.

Durante a elaboração e execução do projeto os processos e procedimentos das fazendas serão muitas vezes reavaliados e remodelados. As mudanças podem ser fruto tanto da necessidade de adequação da estrutura à coleta de dados, quando de resposta aos dados já obtidos.

Independentemente do sistema escolhido, algumas diretrizes devem ser adotadas e, aquelas envolvendo a capacitação de mão-de-obra estão entre as mais importantes, como: situar o papel desempenhado pelo funcionário no processo de informatização; divulgar os relatórios obtidos a partir das informações anotadas; conferir a compreensão detalhada de todo o conteúdo do relatório de coleta de dados, dentre outros.

Heloise da Cunha Duarte, Médica Veterinária – MBA em gestão estratégica do agronegócio – Gestora de TI ReHAgro e IDEAGRI e Carlos Alberto Cunha Cambraia, Bacharel em sistemas de informação, gerente administrativo da Fazenda Calciolândia.