Aprenda como fazer reunião online com eficiência

Uma reunião online não precisa ser sinônimo de perda de tempo. Muito pelo contrário! Esse tipo de encontro pode ser tão ou mais produtivo do que o presencial. Por ser uma estratégia menos onerosa para reunir equipes, é a oportunidade ideal para construir confiança e chegar a resultados, desde que observadas algumas regras. Aprenda como fazer uma reunião online com eficiência colocando em prática dicas estratégicas.

Planeje a reunião online com antecedência

Como em qualquer outra reunião, planejamento é a chave do sucesso. Seja de formavirtual ou presencial, o básico ainda se aplica:

  • Considere se é realmente necessário marcar uma reunião;
  • Defina uma agenda e determine o tempo máximo de duração para o encontro;
  • Identifique o propósito e projete resultados de antemão;
  • Convide apenas os membros da equipe que precisam participar da conversa;
  • Fique atento à pontualidade e busque otimizar a abordagem de cada tópico, para acabar um pouco mais cedo que o previsto.

Defina um facilitador para organizar a participação dos presentes

O maior desafio em encontros remotos é a interrupção. Mesmo com auxílio de tecnologias de vídeo, é preciso criar regras para que os participantes não se atropelem.

Para reuniões em que grupos de pessoas se encontram pessoalmente e alguns membros da equipe estão em locais remotos, determine um facilitador. Seu papel será organizar o encontro, determinando quando é momento ideal para ouvir ou falar.

Confirme o encontro, considerando possíveis diferenças de fuso horário

Envie um convite por e-mail para os participantes antes do encontro. Certifique-se de que todos estarão disponíveis e confirme a presença, o horário e os assuntos a serem discutidos com antecedência.

O objetivo é realizar uma reunião online produtiva, mas a distância pode dificultar a troca de informações simples. Garanta que todos os membros essenciais da equipe estarão disponíveis e considere possíveis diferenças de fuso horário sem dores de cabeça, usando as ferramentas Google a seu favor.

Verifique o funcionamento dos equipamentos de áudio e vídeo

Nunca tivemos tantos recursos para nos conectar como atualmente. Mas isso não significa que a tecnologia vai funcionar de forma perfeita o tempo todo.

Para evitar problemas, teste seus equipamentos com antecedência, prepare os documentos que precisam ser compartilhados durante o encontro e verifique sua conexão à internet.

Se for realizar chamadas de vídeo, prefira conexões cabeadas em vez de redes wireless, que apresentam maior instabilidade. Verifique o funcionamento de microfones e câmeras por meio de uma chamada de teste.

Faça um bom follow up para maximizar os resultados

Uma reunião bem-sucedida gera um curso de ação. Faça um bom follow up com sua equipe e liste o que ficou definido após o encontro, estruturando os principais desenvolvimentos em um e-mail.

Um follow up adequado inclui:

  • Objetivo;
  • Contexto;
  • Tópicos ou tarefas que precisam ser executadas.

Fonte: https://www.qinetwork.com.br/como-fazer-reuniao-online-com-eficiencia/?utm_campaign=e-mail_artigo_07_e_090217&utm_medium=email&utm_source=RD+Station